Tietosuojaseloste
Päivitetty 2.11.2026. Muutokset päivämäärineen ovat sivun lopussa kohdassa Muutoshistoria.
Lyhyesti
- Rekisterinpitäjä on Ainio Oy (Y-tunnus 3658421-2, Espoo), tietosuoja@ainio.fi.
- Käyttäjä- ja laskutustiedoissa Ainio on rekisterinpitäjä. Kun yritys käsittelee Ainiossa omien asiakkaidensa viestejä, rekisterinpitäjä on yritys ja Ainio sen käsittelijä (kohta 2).
- Tekoäly valmistelee luonnoksia. Ihminen tarkistaa ja hyväksyy jokaisen tekoälyn kirjoittaman viestin ennen lähetystä (kohta 5).
- Tietokanta ja tiedostot sijaitsevat Cloudflaren EU-konesaleissa. Osa palveluista käsittelee tietoja myös EU:n ulkopuolella, esimerkiksi palvelimen ajoympäristö ja korttimaksut (kohta 8).
- Viestien sisältö anonymisoidaan 90 päivän kuluttua. Lukitun työtilan tiedot poistetaan 30 päivän kuluttua, ellei tietojen siirtoa toiseen palveluun ole pyydetty (kohta 7).
- Huomaa: keikkojen kuitit säilyvät Ainiossa 13 kuukautta, joten lataa ne talteen kirjanpitoa varten (kohta 7). Keikkojen työajat kirjataan ilman tekijän nimeä, joten Ainiosta ei saa tunteja palkanlaskentaan. Jos yritys kytkee Pipedriveen kirjauksen päälle, saapuneet viestit tallentuvat Pipedriveen ilman erillistä hyväksyntää (kohta 4).
- Voit saada tietosi, korjata ja poistaa niitä sekä vastustaa käsittelyä. Voit valittaa tietosuojavaltuutetulle (kohta 10).
1. Rekisterinpitäjä
Ainio Oy ("Ainio", "me"), Y-tunnus 3658421-2, kotipaikka Espoo. Ainio on merkitty Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteriin. Postiosoite: Haukilahdenkatu 1 A 157, 02200 Espoo. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: tietosuoja@ainio.fi. Ainio ei ole nimennyt tietosuojavastaavaa, koska laki ei sitä edellytä.
2. Roolit: rekisterinpitäjä ja käsittelijä
Ainio rekisterinpitäjänä. Ainio on rekisterinpitäjä omien asiakkaidensa käyttäjätileille, työtilojen jäsenyyksille, laskutustiedoille, käyttöehtojen hyväksynnöille, palautteelle, verkkosivun kautta tuleville rekisteröitymisille, yhteydenotoille ja käyttöoikeuspyynnöille, Y-tunnuksen tarkistukselle, omille myynnin yhteydenotoilleen yrityksiin sekä palvelun tietoturvan lokeille ja palvelun kehittämisen tilastoille (kohta 4). Näistä kerrotaan tässä selosteessa.
Ainio käsittelijänä. Kun asiakasyritys yhdistää Ainioon omat palvelunsa (esim. sähköpostin, kalenterin, WhatsAppin tai asiakkuudenhallinnan), Ainio käsittelee asiakasyrityksen asiakkaiden ja muiden yhteydenottajien viestejä ja yhteystietoja asiakasyrityksen lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Tällöin rekisterinpitäjä on asiakasyritys, joka päättää, mitä palveluja yhdistetään ja mitkä viestit lähetetään. Ainio käsittelee näitä tietoja vain palvelun tuottamiseksi ja asiakasyrityksen ohjeiden mukaisesti, eikä käytä niitä omiin tarkoituksiinsa, kuten markkinointiin tai tekoälymallien koulutukseen. Käsittelystä on sovittu käsittelysopimuksessa, joka on osa käyttöehtoja.
Jos olet asiakasyrityksen asiakas ja haluat tietää, miten tietojasi käsitellään, ota ensisijaisesti yhteyttä siihen yritykseen, jonka kanssa olet asioinut. Ohjaamme meille tulleet pyynnöt asiakasyritykselle ja autamme sitä vastaamaan niihin.
Käsittelyn oikeusperusteet.
- Sopimus (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta): palvelun tuottaminen asiakasyritykselle ja sen käyttäjille, kuten rekisteröityminen, tili ja kirjautuminen, työtila ja sen asetukset, yhdistetyt palvelut, tiimin jäsenyydet ja tilauksen laskutus.
- Lakisääteinen velvoite (c alakohta): Ainion omien laskujen ja maksutietojen säilytys kirjanpitolain mukaan (kohta 7) sekä suoramarkkinoinnin kiellon noudattaminen (kieltolista, kohta 4).
- Oikeutettu etu (f alakohta): palvelun ja tilien suojaaminen ja väärinkäytösten estäminen (esim. kirjautumistiedot, tieto jo käytetystä kokeilusta ja Y-tunnuksen tarkistus ennen Visma Signin ja verkkolaskun käyttöönottoa), todisteet ehtojen hyväksymisestä (rekisteröitymisen käyttöehtojen hyväksyntä ja Maventa-tilin avaamisen tunnistus säilyvät 3 vuotta myös työtilan poiston jälkeen, kohta 7), käyttöoikeuspyyntöihin, yhteydenottoihin, toiveisiin ja palautteeseen vastaaminen, palveluun liittyvät ilmoitukset ja muistutukset (esim. viikkoraportti ja hankintavahti), kumppanikoodit ja suositteluedut, markkinointikanavien mittaus (mistä asiakkaat löytävät Ainion), Ainion tarjoaminen yrityksille myynnin yhteydenotoilla (suoramarkkinointi) sekä palvelun kehittäminen (kohta 4). Voit vastustaa tätä käsittelyä (kohta 10).
- Asiakasyrityksen puolesta käsiteltävät tiedot (kohta 2): käsittelyn oikeusperusteen määrittää rekisterinpitäjänä toimiva asiakasyritys.
Onko tietojen antaminen pakollista? Tili- ja kirjautumistiedot tarvitaan palvelun käyttämiseen, ja laskutustiedot tarvitaan, kun kokeilun jälkeen valitaan maksullinen paketti. Ilman niitä Ainiota ei voi käyttää. Käyttöoikeuspyynnön, palautteen ja muun yhteydenoton tiedot annat vapaaehtoisesti, mutta ilman yhteystietoja emme voi vastata sinulle.
3. Mitä Ainio on
Ainio on suomalaisille pienyrittäjille suunnattu työalusta, joka yhdistää yrityksesi käyttämät palvelut (esimerkiksi Gmail, Outlook, muu sähköposti, Google- ja Outlook-kalenteri, WhatsApp, Instagram, Messenger, yrityksen verkkosivujen tarjouspyyntölomake, Google Ads -liidilomake, Netvisor, Fennoa, Visma Sign ja verkkolasku Maventan kautta) yhteen näkymään ja voi tekoälyn avulla valmistella vastausluonnoksia, jotka aina ihminen tarkistaa ja hyväksyy ennen lähetystä. Tekoäly ei koskaan lähetä mitään itsenäisesti. Osaa aiemmin yhdistettävissä olleista palveluista ei voi enää yhdistää uutena, mutta jo yhdistetyt toimivat, kunnes yhteys katkaistaan (kohta 4).
4. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi
| Tietoryhmä | Lähde | Käyttötarkoitus |
|---|---|---|
| Tili- ja kirjautumistiedot | Kirjautumispalvelu (Supabase) | Kirjautuminen ja työtilan tunnistus |
| Hyväksymäsi käyttöehtojen versio ja hyväksynnän aika | Sinä (rasti Ainiossa, kun hyväksyntä on käytössä) | Sopimuksen ehtojen hyväksynnän osoittaminen |
| Yrityksen perustiedot: nimi, Y-tunnus, osoite, puhelin, sähköposti ja nettisivut sekä laskujen tilinumero ja yrityksen oma verkkolaskuosoite. Toiminimen tiedot ovat yrittäjän henkilötietoja. | Työtilan omistaja tai ylläpitäjä (käyttöönotto ja Asetukset); Y-tunnuksella haettaessa YTJ:n julkiset tiedot, jotka käyttäjä tarkistaa ennen tallennusta | Yrityksen tiedot tarjouksiin, laskuihin, sopimuksiin ja viestien allekirjoitukseen, toimialan mukainen käyttöönotto ja kokeilu kerran yritystä kohden (Y-tunnus). Säilyy, kunnes tiedot muutetaan tai työtila poistetaan. |
| Y-tunnuksen tarkistus: tarkistettu Y-tunnus, tarkistuksen aika, tarkistanut Ainion ylläpitäjä ja hänen kirjoittamansa kuvaus tarkistustavasta (esimerkiksi ”YTJ: nimi ja osoite täsmäävät; soitettu omistajalle”), jossa voi olla sen yrityksen edustajan nimi tai tehtävä, jolle soitettiin. Lisäksi aika, jolloin työtila pyysi tarkistusta. | Ainion ylläpito; YTJ:n julkiset tiedot; yrityksen edustaja puhelussa | Ennen kuin työtila voi yhdistää Visma Signin tai avata tai yhdistää verkkolaskun Maventa-tilin, varmistetaan, että työtila edustaa Y-tunnuksen yritystä, jotta kukaan ei voi lähettää sopimuksia tai laskuja toisen yrityksen nimissä (oikeutettu etu, alla ”Y-tunnuksen tarkistus”). Säilytys kohdassa 7. |
| Sähköpostien sisältö ja lähettäjä/vastaanottaja | Gmail / Outlook / muu sähköposti (vain jos yhdistetty) | Viestien luokittelu ja vastausluonnosten valmistelu |
| Muun sähköpostin yhteystiedot (myös Gmail sovellussalasanalla): sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, salasana (suositus: sähköpostipalvelun sovellussalasana; Gmailissa aina Googlen sovellussalasana) ja palvelimien osoitteet. Salasana tallennetaan salattuna eikä sitä näytetä kenellekään. Lisäksi saapuneiden viestien tunnisteet ja ketjutustiedot (ei sisältöä), 90 päivää. | Käyttäjä, joka yhdistää muun kuin Google- tai Microsoft-sähköpostin (IMAP/SMTP) tai Gmailin Googlen sovellussalasanalla | Saapuneiden viestien lukeminen niin, ettei postilaatikkoa muuteta (viestejä ei merkitä luetuiksi), ja hyväksytyn vastauksen lähettäminen yrityksen omalta sähköpostipalvelimelta; lähetetystä vastauksesta tallennetaan kopio postilaatikon Lähetetyt-kansioon (Gmail tallentaa kopion itse) |
| Liitetty asiakasviesti: viestin teksti sekä käyttäjän antamat lähettäjän nimi, sähköposti ja otsikko | Käyttäjä (Viestit → Liitä viesti) | Viestin luokittelu ja vastausluonnos. Ainio ei lähetä vastausta, vaan käyttäjä kopioi sen omaan sähköpostiinsa. Säilytetään kuten muutkin luonnokset. |
| Opetustiedostot: yrityksen omat tarjoukset, ehdot ja hinnastot (PDF, Word tai valokuva paperista) sekä yrityksen nettisivujen teksti. Tiedostot säilyvät, kunnes poistat ne Asetuksista tai työtilan. Tekoäly poimii niistä hintoja, yleisiä vastauksia ja kirjoitustavan. Sitä ohjeistetaan olemaan poimimatta asiakkaiden nimiä ja yhteystietoja, ja käyttäjä valitsee poiminnoista tallennettavat. | Työtilan omistaja tai ylläpitäjä (käyttöönotto tai Asetukset → Tekoäly) | Ainion opettaminen yrityksen hintoihin, ehtoihin ja tapaan kirjoittaa (tietopankki, tyyliprofiili, hinnasto) |
| Sähköpostin kuvaliitteet. Ainioon tallennetaan vain kuvan tunniste, nimi, tyyppi ja koko sekä Ainion lyhyt kuvaus kuvista; itse kuvaa ei tallenneta, vaan se haetaan postilaatikosta, kun viesti avataan. Tiedot poistetaan luonnoksen mukana. | Gmail / Outlook / muu sähköposti (vain jos yhdistetty) | Kuvien näyttäminen viestin yhteydessä; enintään kolme kuvaa annetaan tekoälylle luonnoksen valmistelua varten |
| Ohitetun sähköpostin lähettäjä, otsikko ja saapumisaika (ei sisältöä), 30 päivää. Ohitettuja ovat markkinointiviestit, viestit työtilan omasta osoitteesta, viestit, joihin olit jo vastannut sähköpostissasi ennen kuin Ainio ehti käsitellä ne, ja viestit, joiden lähettäjän osoitetta ei saatu luettua (esimerkiksi useampi lähettäjä) | Gmail / Outlook / muu sähköposti (vain jos yhdistetty) | Viestit-sivun Muut-välilehti: näet ohitetut viestit, eikä niitä haeta uudelleen jokaisessa synkronoinnissa. Voit siirtää ohitetun viestin käsiteltäväksi, mutta viestiin, jonka lähettäjän osoitetta ei saatu luettua, ei voi vastata Ainiosta |
| Laskujen tiedot | Netvisor / Fennoa (vain jos yhdistetty) | Avointen laskujen seuranta, maksumuistutusluonnokset, myyntikaavio (laskun päivä ja summa) |
| Tiedostojen nimet, linkit, muokkausaika ja viimeisen muokkaajan nimi (ei sisältöä) | Google Drive / OneDrive (yhdistetyn Gmailin tai Outlookin luvalla) | Viimeksi muokattujen tiedostojen näyttäminen |
| Kalenteritapahtumien otsikko, aika, paikka ja linkki (ei osallistujia eikä kuvausta). Kuvauksesta poimitaan vain yksi sisäänpääsyrivi, esimerkiksi ”Ovikoodi 2468”. | Google-kalenteri / Outlook-kalenteri (vain jos yhdistetty) | Viikon työajan ja tulevien tapaamisten näyttäminen Ainiossa; käyttäjän hyväksymän tapahtuman lisääminen kalenteriin |
| Työkohteen osoite (asiakkaan viestistä, itse syötetty tai yhdistetyn kalenterin tapahtuman paikka) ja yrityksen lähtöosoite | Asiakkaan viesti, käyttäjä, yhdistetty kalenteri | Ajomatkan ja ajoajan laskeminen: matkakulut tarjoukseen, ajo tuntikatteeseen ja kalenteriin sekä ajon mukaan sijoitetut aikaehdotukset. Osoite lähetetään Google Maps Platformiin sijainnin ja reitin laskemiseksi. Google käsittelee sille lähetetyt osoitteet erillisenä rekisterinpitäjänä oman tietosuojakäytäntönsä mukaan (kohta 8). Asiakkaan nimeä tai viestiä ei lähetetä. Kalenteritapahtuman paikasta lähetetään vain tunnistettu katuosoite tai tapahtumaan linkitetyn työn osoite. Muun paikkakentän tekstin sijainti arvioidaan postinumerosta tai kunnasta ilman Googlea. |
| Allekirjoitettavaksi lähetettävä tarjous (PDF), vastaanottajan nimi ja sähköposti sekä allekirjoituksen tila. Yhteydestä tallennetaan yrityksen Visma Sign -organisaation tunniste ja nimi, Y-tunnus, jolla organisaatio löytyi, sekä pääsypyynnön ja sen hyväksynnän aika. Ainio käyttää Visma Signin kumppanirajapintaa omilla tunnuksillaan, joten yrityksen Visma Sign -tunnuksia ei tallenneta. | Visma Sign (vain jos yhdistetty ja käyttäjä hyväksyy allekirjoituspyynnön) | Tarjouksen lähetys allekirjoitettavaksi pankkitunnuksilla ja allekirjoituksen tilan seuranta; allekirjoitettu tarjous merkitään hyväksytyksi |
| Verkkolaskuna lähetettävän laskun tiedot (laskun numero ja päivämäärät, laskun saajan nimi, Y-tunnus, osoite ja verkkolaskuosoite, laskun saajan yhteyshenkilö tai viite (Viitteenne), tilaus- ja kustannuspaikkaviite, laskurivit lisätietoineen ja laskun vapaa teksti, summat, viite ja eräpäivä sekä yrityksen tiedot (nimi, Y-tunnus, osoite, sähköposti, puhelin, tilinumero ja verkkolaskuosoite)) ja lähetyksen tila. Maventan rajapintatunnus tallennetaan salattuna. | Ainiossa tehty lasku ja Maventa (vain jos yrityksesi ottaa verkkolaskun käyttöön ja käyttäjä hyväksyy laskun lähetyksen) | Laskun lähetys verkkolaskuna Maventan kautta ja toimituksen seuranta (verkkolaskun lisäehdot). Lähetettyjen verkkolaskujen kuukausimäärä työtiloittain (yrityksen Y-tunnus ja määrä, ei laskujen tietoja) kirjataan Ainion laskutusta ja Maventan laskun täsmäytystä varten. |
| Maventa-tilin avaajan tai yhdistäjän nimi ja kirjautumissähköposti, tunnistuskutsun saajan sähköposti, vahvistus edustusoikeudesta sekä hyväksyttyjen ehtojen versio ja aika | Käyttäjä (Asetukset → Yhteydet → Laskutus → Verkkolasku (Maventa)) | Maventa-tilin avaaminen tai yhdistäminen. Todiste siitä, että yrityksen edustaja hyväksyi ehdot, jotta voimme osoittaa sen Maventalle (oikeutettu etu). |
| Pilotin pyyntö avata verkkolasku ennen tilauksen ensimmäistä maksua: pyynnön aika sekä avauksen aika ja avannut Ainion ylläpitäjä | Työtilan omistaja tai ylläpitäjä (Asetukset → Yhteydet → Laskutus → Verkkolasku (Maventa)); Ainion ylläpito | Verkkolaskun avaaminen pilottiasiakkaalle ennen ensimmäistä maksua. Pyynnöstä lähtee ilmoitus Ainion omaan sähköpostiin (työtilan ja yrityksen nimi ja Y-tunnus). Avaus ja sulkeminen kirjataan ylläpidon toimenpidelokiin. Pyynnön tiedot poistetaan työtilan mukana. |
| WhatsApp-viestit | WhatsApp Business (vain jos yhdistetty) | Viestien vastaanotto ja vastausluonnosten valmistelu; hyväksytyn vastauksen lähetys WhatsAppissa |
| Tekstiviestit ja lähettäjän puhelinnumero | Twilio (vain jos yhdistetty) | Viestien vastaanotto ja vastausluonnosten valmistelu; hyväksytyn vastauksen lähetys tekstiviestinä |
| Google-mainoksen liidilomakkeen vastaukset: nimi, sähköposti, puhelinnumero ja lomakkeen kysymysten vastaukset | Google Ads (vain jos työtilan omistaja tai ylläpitäjä ottaa liidilomakkeen käyttöön) | Vastausluonnos kuten sähköpostista (tekoäly kohdassa 5). Vastaus lähtee hyväksynnän jälkeen vain siihen sähköpostiin tai numeroon, jonka lomakkeen täyttäjä kirjoitti lomakkeeseen. Säilytys kuten muilla viesteillä (kohta 7). |
| Instagram-yksityisviestit, lähettäjän nimi ja käyttäjänimi | Instagram (vain jos yhdistetty) | Viestien vastaanotto ja vastausluonnosten valmistelu; hyväksytyn vastauksen lähetys Instagramissa |
| Facebook-sivulle Messengerissä lähetetyt viestit ja lähettäjän nimi; yhdistetyn sivun nimi ja tunniste | Messenger (vain jos yhdistetty) | Viestien vastaanotto ja vastausluonnosten valmistelu; hyväksytyn vastauksen lähetys Messengerissä |
| Etusivun keikkatiedot: keikan sisäänpääsy (esim. ovikoodi tai avaimen paikka), tekijä ja ”Ota mukaan huomenna” -lista | Käyttäjän itse kirjaamat tiedot, kalenterimerkinnän sisäänpääsyrivi, asiakkaan viestissään kertoma sisäänpääsy (esim. ”Ovikoodi 2468”) ja PDF-analyysin laskentarungon tarvikkeet | Päivän keikkojen näyttäminen työtilan jäsenille; tiedot näkyvät vain saman työtilan jäsenille |
| Tarjousten ja keikkojen arviot ja toteumat (laskutus, työaika, kulut, asiakkaan nimi; Ainion kautta lähetetyistä tarjouksista lisäksi asiakkaan sähköposti tai puhelinnumero tarjousmuistutusta varten) | Käyttäjän syöttämät tai Pipedrivesta/HubSpotista ja tarjousluonnoksista tuodut tarjoukset | Kannattavuusennuste ja Tarjoukset-sivu: mitkä keikat kannattaa hyväksyä ensin, sekä käyttäjän itse hyväksymä muistutus vastaamatta jääneestä tarjouksesta. Valmiiksi merkittyjen keikkojen toteutuneita tunteja ja kuluja käytetään saman työtilan tulevien arvioiden tarkentamiseen. Tiedot pysyvät vain omassa työtilassasi. Tallennus on oletuksena päällä. Sen voi lopettaa Työtilan asetuksista (Hinnasto ja kannattavuus → Tarkenna arvioita valmiiden töiden perusteella, Huippu-paketissa; muissa paketeissa pyytämällä Ainion tuelta), jolloin jo tallennetut toteumat poistetaan. |
| Keikkojen työajat: keikan Aloita- ja Lopeta-ajat ilman tekijän nimeä (ei sijaintia). Käynnissä olevaan aikaan liittyy tekijän käyttäjätunnus, jotta hän voi lopettaa oman aikansa; kun aika päättyy, tunnus poistetaan. | Työntekijä (keikan Aloita ja Lopeta); työtilan omistaja tai ylläpitäjä | Keikan ajankäytön seuranta ja laskutus keikoittain. Ainio ei kokoa tunteja henkilöittäin, ei tee tuntilistaa palkanlaskentaan eikä laske palkkoja. |
| Keikan kuvat (ennen työtä, työn aikana ja valmis työ) ja asiakkaan kuittaus: asiakkaan kirjoittama nimi, vapaaehtoinen huomio, sormella piirretty allekirjoitus kuvana ja kuittauksen aika. Lisäksi kuvan lisääjän ja kuittauksen tallentajan nimi. Kuvissa voi näkyä henkilöitä ja kotien sisätiloja. Kuvista, kuittien kuvista ja tarjouspyyntölomakkeen kuvista poistetaan tallennettaessa sijainti-, aika- ja laitetiedot (EXIF); poikkeus on lomakkeella HEIC-muodossa lähetetty kuva, jota selain ei voinut muuntaa. | Työntekijä tai muu käyttäjä keikalla (keikan kortti Kuvat ja kuittaus); asiakas kuittaa työn asentajan puhelimella | Keikan dokumentointi ja käyntiraportti (PDF), jonka yritys lataa tai jakaa itse. Ainio ei lähetä raporttia kenellekään. Kuittaus ei ole vahva sähköinen allekirjoitus. Säilytys kohdassa 7. |
| Ladatut PDF-tiedostot | Käyttäjän lataamat tarjouspyynnöt | Määrien ja hintatietojen poiminta tekoälyllä |
| Tukut ja tukkualennukset sekä tukkujen hinnastot (tuotenumero, tuotteen nimi, yksikkö, ohjehinta ja nettohinta). Ei henkilötietoja. | Käyttäjä (käyttöönotto tai Asetukset → Hinnasto ja kannattavuus; hinnasto tuodaan tukun verkkokaupasta ladatusta Excel- tai CSV-tiedostosta) | Tarvikkeiden hinnat PDF-analyysin laskentaan ja kannattavuusennusteeseen, vain saman työtilan käyttöön. Säilyy, kunnes hinnasto korvataan tai poistetaan tai työtila poistetaan. |
| Julkisten hankintojen seurannan valinnat (hankintaluokat ja alueet) | Työtilan omistaja tai ylläpitäjä (Asetukset, Julkiset hankinnat -kortti) | Yrityksen alaan ja alueeseen sopivien julkisten tarjouskilpailujen näyttäminen etusivulla |
| Työtilan jäsenten nimet, sähköpostiosoitteet ja viimeisin käyttöaika (näkyy työtilan jäsenille), kutsuttujen sähköpostiosoitteet sekä tieto siitä, onko jäsenellä kaksivaiheinen tunnistus käytössä (näkyy omistajalle ja ylläpitäjälle) | Työtilan omistaja tai ylläpitäjä; kirjautumispalvelu | Tiimin jäsenyydet ja kutsut; työtilan tietoturva-asetus |
| Ainion oppima tyyliprofiili: lyhyitä yleisiä tyylihuomioita (esim. ”Tervehdi sanalla Moi.”). Viestien sisältöä tai asiakkaiden tietoja ei ole tarkoitus tallentaa, ja huomiot, joissa Ainio tunnistaa viestin nimiä tai numeroita, jätetään pois. Tunnistus ei ole täydellinen, joten huomiot kannattaa lukea. | Käyttäjän muokkaukset Ainion luonnoksiin ennen lähetystä tai käyttäjän itse kirjoittamat huomiot | Luonnosten sovittaminen yrityksen omaan kirjoitustyyliin, vain saman työtilan käyttöön |
| Yrityksen tietopankki: kysymykset ja vastaukset (esim. takuu, maksuehdot, palvelualue) | Työtilan omistaja tai ylläpitäjä | Oikeat tiedot vastausluonnoksiin, vain saman työtilan käyttöön |
| Tilastot: viestien ja tarjousten määrät tyypeittäin ja kanavittain, vastausajat ja ajankohdat | Lasketaan viestien ja tarjousten metatiedoista, ei viestien sisällöstä | Työtilan omistajan ja ylläpitäjän tilastot sekä Kysy Ainiolta -vastaukset |
| Laskutustiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite ja laskutussähköposti; verkkolaskulla maksettaessa myös verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus | Työtilan omistaja paketin valinnassa (maksut käsittelee Stripe tai Paytrail; verkkolaskulla maksettaessa Ainio lähettää laskun omasta Netvisoristaan, kohta 8) | Tilauksen laskutus. Ainion kirjanpitoon kirjatut laskut säilytetään kirjanpitolain mukaan kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi (kohta 7). |
| Paytrail-maksujen tiedot: paketti, summa, alv, maksun tila ja tunniste, maksettu jakso ja maksulinkki; tallennetun maksukortin tunniste salattuna (korttinumeroa Ainio ei näe). Paytrailille välitetään laskutussähköposti ja yrityksen nimi. | Työtilan omistaja, kun maksutavaksi valitaan Paytrail; Paytrail | Kuukausimaksun veloitus tai maksulinkin lähetys sähköpostiin. Tiedot poistetaan Ainiosta työtilan mukana. Ainion kirjanpitoon kirjatut kuitit säilytetään kirjanpitolain mukaan kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi (kohta 7), ja Paytrail säilyttää omat maksutietonsa omien säilytysaikojensa mukaan. |
| Suosituskoodi, tieto siitä, mikä työtila suositteli mitäkin työtilaa, ja hyvitysten ajankohdat | Työtilan omistaja (Asetukset → Tilaus) | Suositteluedun (kuukausi maksutta molemmille) myöntäminen; hyvitys kirjataan Stripeen |
| Rekisteröitymisen sähköpostiosoite, valinnainen kumppanikoodi, hyväksytyn käyttöehtojen version ja hyväksymisaika sekä tieto siitä, onko tunnus luotu | Käyttäjä (ainio.fi/rekisteroidy) | Tunnuksen luominen ja kokeilun aloitus: kertakäyttöinen koodi sähköpostiin, kumppanikoodin etu ja todiste käyttöehtojen hyväksymisestä. Ainion omistajat saavat rekisteröitymisestä ilmoituksen sähköpostiin. Yrityksen tiedot kysytään vasta käyttöönotossa. |
| Käyttöoikeuspyynnöt, jotka lähetettiin ennen kuin rekisteröityminen (rivi yllä) korvasi ne 22.10.2026: nimi, yritys, sähköposti, toimiala, viesti, Y-tunnus ja mahdollinen kumppanikoodi sekä vastaukset kysymyksiin "Mistä löysit Ainion?" ja "Mitä sähköpostia yrityksesi käyttää?". Y-tunnuksella haetaan yrityksen julkiset tiedot kaupparekisteristä (nimi, toimiala, yhtiömuoto ja onko yritys toiminnassa). | Pyynnön lähettäjä (ainio.fi); Patentti- ja rekisterihallituksen avoin YTJ-rajapinta | Pyyntöön vastaaminen ja kutsu kokeiluun sekä kanavakohtainen mittaus (mistä asiakkaat löytävät Ainion). Pyynnöistä tuli ilmoitus Ainion omaan sähköpostiin. Poistamme sekä tallennetun pyynnön että sähköpostin vuoden kuluttua pyynnöstä. |
| Sovelluksesta lähetetty palaute: lähettäjän nimi ja sähköposti, työtilan nimi, palautteen tyyppi, viesti ja näkymä, jossa se lähetettiin | Käyttäjä (työtilavalikko → Anna palautetta) | Palautteeseen vastaaminen ja palvelun kehittäminen. Palautteesta lähtee ilmoitus Ainion omaan sähköpostiin. Poistamme sekä tallennetun palautteen että sähköpostin vuoden kuluttua. |
| Toive uudesta yhteydestä: palvelun nimi, työtilan nimi sekä pyytäjän nimi ja sähköposti | Käyttäjä (käyttöönotto → Yhteydet → Muu palvelu) | Toive tallennetaan Ainioon ja lähetetään Ainion ylläpidolle sähköpostina, jotta voimme kertoa, kun yhteys on saatavilla. Asiakkaiden tietoja ei lähetetä. Poistamme sekä tallennetun toiveen että sähköpostin vuoden kuluttua. |
| Yhteydenotto ja toive uudesta yhteydestä ainio.fi-sivulla: yhteydenotossa nimi, yritys, sähköposti, puhelinnumero (valinnainen), käyttäjämäärä ja viesti; toiveessa ohjelman nimi, sähköposti ja viesti | Lomakkeen lähettäjä (ainio.fi/yhteydenotto) | Yhteydenottoon vastaaminen ja uusien yhteyksien suunnittelu. Lomakkeesta lähtee ilmoitus Ainion omaan sähköpostiin. Poistamme sekä tallennetun lomakkeen että sähköpostin vuoden kuluttua. |
| Kumppanikoodilla kutsutun sähköpostiosoite, koodi ja käyttöönoton ajankohta | Ainion ylläpito kutsun yhteydessä | Kumppanin edun (pidempi kokeilu) antaminen ja kumppanille raportointi lukumäärinä; poistetaan vuoden kuluttua kutsusta |
| Googlen testikäyttäjät: sähköpostiosoite, ylläpidon muistiinpano (esimerkiksi yrityksen nimi), lisääjä sekä lisäys- ja poistoaika | Pilottiasiakas (osoite, jolla Gmail yhdistetään); Ainion ylläpito | Niin kauan kuin Googlen tarkastus on kesken, Gmailin voi yhdistää Googlen kirjautumisella vain osoitteesta, jonka Ainion ylläpito on lisännyt Ainion Google Cloud -projektiin testikäyttäjäksi. Ylläpito kirjaa osoitteet Ainioon, jotta testikäyttäjien enimmäismäärä (100) pysyy hallinnassa. Säilytys kohdassa 7. |
| Ilmoitukset puhelimeen tai tietokoneeseen: laitteen ilmoitusosoite (selaimen ilmoituspalvelun osoite), käyttäjätunniste, työtila, edellisen ilmoituksen aika ja epäonnistuneiden lähetysten määrä. Ilmoituksessa ei ole asiakkaiden nimiä eikä viestejä. | Käyttäjä itse laitekohtaisesti (Asetukset → Yleiset → Ilmoitukset tähän laitteeseen, kun toiminto on käytössä) | Ilmoitus, kun uusi luonnos odottaa hyväksyntää: omistajalle kaikista, muille itselle osoitetuista, päiväsaikaan enintään 15 minuutin välein. Ilmoitus lähtee selaimen ilmoituspalvelun (Google, Apple, Mozilla tai Microsoft) kautta ilman sisältöä, ja laite hakee Ainiosta vain odottavien luonnosten määrän (kohta 9). Säilytys kohdassa 7. |
Aiemmin yhdistettävissä olleet palvelut. Näitä palveluita ei voi 23.10.2026 alkaen enää yhdistää uutena. Jo yhdistetty yhteys toimii, kunnes työtilan omistaja tai ylläpitäjä katkaisee sen, ja silloin sen tiedot käsitellään alla kerrotulla tavalla.
| Tietoryhmä | Lähde | Käyttötarkoitus |
|---|---|---|
| Myyntidiilien tiedot | Pipedrive / HubSpot / Zoho CRM (vain jos yhdistetty) | Myynnin yleiskuva etusivulla. Jos Asiakashistoria luonnoksissa -toiminto on päällä, lähettäjän avoimien Pipedrive-diilien nimi ja arvo annetaan tekoälylle vastausluonnosta varten, ja tekoäly voi ehdottaa diilin vaiheen muutosta, joka viedään Pipedriveen vasta, kun hyväksyt sen. Jos Pipedrive-yhteyden asetus ”Kirjaa saapuneet viestit Pipedriveen” on päällä (oletuksena pois), Ainio lisää asiakasviestin lähettäjän Pipedriveen henkilöksi ja tallentaa viestin otsikon ja tekstin (enintään 2 000 merkkiä) muistiinpanoksi ilman erillistä hyväksyntää. |
| Verkkokaupan tilausten numero, asiakkaan nimi, summa ja maksutila | Shopify (vain jos yhdistetty) | Tilausten yleiskuva etusivulla |
| Verkkokaupan 100 viimeisimmän tilauksen numero, tilaajan nimi ja sähköposti, summa, tila ja tilauspäivä. Kaupan rajapinta-avain (vain lukuoikeus) tallennetaan salattuna. | WooCommerce, yrityksen oma verkkokauppa (vain jos yhdistetty) | Tilausten yleiskuva. Kun tilaaja lähettää yritykselle sähköpostia samasta osoitteesta, hänen enintään viiden viimeisimmän tilauksensa numero, summa, tila ja päivä annetaan tekoälylle, jotta vastausluonnos voi kertoa tilauksen tilan. |
| Laskujen tiedot | Visma eAccounting (vain jos yhdistetty) | Avointen laskujen seuranta, maksumuistutusluonnokset, myyntikaavio (laskun päivä ja summa) |
| Projektitaulujen tiedot | Monday.com / Trello / Asana (vain jos yhdistetty) | Projektien yleiskuva ja käyttäjän pyytämä tekoäly-yhteenveto |
| Sähköisesti allekirjoitettavan sopimuksen vastaanottajan nimi ja sähköposti sekä allekirjoituksen tila | DocuSign (vain jos yhdistetty ja käyttäjä lähettää sopimuksen) | Sopimuksen lähetys allekirjoitettavaksi ja muistutus allekirjoittamattomasta sopimuksesta |
| Avointen projektien nimi, numero, asiakas, projektin vastuuhenkilö, tila, määräaika ja arvo (enintään 300 projektia) | Visma Severa (vain jos yhdistetty) | Projektien yleiskuva etusivulla ja myöhässä olevat projektit käyttäjän pyytämään tekoäly-yhteenvetoon. Kun omistaja tai ylläpitäjä siirtää hyväksytyn tarjouksen Severaan, Ainio hakee Severan asiakas- ja käyttäjälistan valintaa varten ja luo Severaan projektin (nimi, asiakas, vastuuhenkilö, arvo ja päivät). |
| Teams-kanavaviestien lähettäjä, tiimi/kanava ja viestin alkuosa (10 viimeisintä viestiä per kanava) | Microsoft Teams (vain jos Teams-oikeudet erikseen laajennettu Outlook-yhteydelle) | Viimeisimpien kanavaviestien näyttäminen etusivulla. Ei tekoälykäsittelyä. |
| Viikkoyhteenvedon teksti: tekoälyn kirjoittama kooste lukumääristä (luonnokset, erääntyneet laskut ja niiden summa, avoimet diilit, projektitaulut), ei asiakkaiden nimiä. Slack-työtilan nimi ja valitun kanavan nimi. | Yrityksen oma Slack (vain jos omistaja tai ylläpitäjä yhdistää sen) | Yhteenvedon lähetys valitulle julkiselle Slack-kanavalle vain, kun käyttäjä painaa "Lähetä Slackiin". Ainio ei lue Slack-viestejä. Viesti säilyy yrityksen Slackissa sen omien asetusten mukaan. |
Ulkoisista palveluista käsitellään vain niitä, jotka työtilan omistaja tai ylläpitäjä yhdistää. Lisäksi Ainiossa käsitellään tietoja, joita yritys itse luo Ainiossa, kuten laskut, keikoille kuvatut kuitit, keikan kuvat ja asiakkaan kuittaukset, kohde- ja laiterekisteri, tarjousten ja lisätöiden hyväksyntälinkit ja toistuvat sopimukset (säilytys kohdassa 7). Yhteyden voi katkaista milloin tahansa. Silloin sen tunnukset ja palvelusta haetut tiedot poistetaan. Viestikanavan käsittelemättömät luonnokset poistetaan ja käsiteltyjen viestien sisältö anonymisoidaan; tarjoukset, keikat ja laskut säilyvät. Pipedriven diileistä tehdyt vaihe-ehdotukset (diilin nimi ja lyhyt perustelu) poistetaan, kun Pipedrive-yhteys katkaistaan tai yhdistetään toiseen Pipedrive-tiliin.
Ainio hakee yhdistettyjen palvelujen uudet tiedot (esimerkiksi sähköpostit ja kalenterin) automaattisesti noin 15 minuutin välein myös silloin, kun sovellus ei ole auki, jotta vastausluonnokset ovat valmiina. Muiden palvelujen tiedot haetaan enintään kerran tunnissa. Automaattinen haku ohitetaan työtiloissa, joiden jäsenistä kukaan ei ole käyttänyt Ainiota 30 päivään. WhatsApp-, tekstiviesti-, Instagram- ja Messenger-viestit tulevat Ainioon heti palvelun lähettäminä, eikä tämä raja koske niitä. Haku lukee tietoja ja valmistelee luonnoksia – asiakkaille ei lähetetä mitään ilman hyväksyntääsi. Poikkeus: jos Pipedrive-yhteyden asetus ”Kirjaa saapuneet viestit Pipedriveen” on päällä (oletuksena pois), haku lisää saapuneen sähköpostin lähettäjän henkilöksi sekä viestin otsikon ja tekstin (enintään 2 000 merkkiä) muistiinpanoksi yrityksen omaan Pipedriveen.
Verkkolomakkeet ja liidipalvelut. Kun verkkosivun yhteydenottolomake lähettää viestin sivuston omasta osoitteesta ja lomakkeen täyttäjän osoite on viestin vastausosoitteena (Reply-To), Ainio kirjoittaa vastauksen lomakkeen täyttäjälle, kuten sähköpostiohjelman Vastaa-painike. Kun tarjouspyyntö tulee liidipalvelun (esimerkiksi Urakkamaailma) kautta, Ainio tunnistaa palvelun lähettäjän osoitteesta eikä lähetä vastausta palvelun osoitteeseen: käyttäjä kopioi vastauksen ja liittää sen palveluun. Liidipalvelun osoitetta ei tallenneta asiakkaan yhteystiedoksi eikä CRM:ään.
Tarjouspyyntölomake yrityksen omille verkkosivuille. Yritys voi ottaa käyttöön lomakkeen, jonka se lisää omille verkkosivuilleen tai jakaa linkkinä (esimerkiksi somessa). Lomakkeella yrityksen asiakas lähettää tarjouspyynnön: työ, kuvaus, enintään 5 kuvaa, osoite, toivottu aika, nimi, sähköposti ja puhelinnumero (yritys valitsee, mitkä kentät näkyvät). Lomakkeen tiedoissa yritys on rekisterinpitäjä ja Ainio käsittelijä. Lomake on omassa verkko-osoitteessaan, eikä Ainio aseta siinä evästeitä eikä seuraa kävijöitä. Pyynnöstä tehdään vastausluonnos, ja vastaus lähtee vasta yrityksen hyväksynnällä ja vain siihen sähköpostiin tai numeroon, jonka lähettäjä kirjoitti lomakkeeseen. Roskapostin torjumiseksi lähettäjän IP-osoitteesta tallennetaan vain tiiviste, joka poistetaan vuorokauden kuluttua. Kuvien säilytys on kerrottu kohdassa 7.
Julkiset hankinnat. Ainio hakee tunnin välein uudet julkiset hankintailmoitukset Hilmasta (hankintailmoitukset.fi, Hansel Oy) ja säilyttää niitä, kunnes tarjousten jättöaika on ollut umpeutuneena viikon, kuitenkin enintään 60 päivää ilmoituksen julkaisusta. Ilmoitukset ovat julkisia tietoja, ja haku on sama kaikille työtiloille: Hilmaan ei lähetetä työtilan tai sen asiakkaiden tietoja eikä tietoa siitä, mitä hankintoja työtila seuraa. Työtilan omistajat ja ylläpitäjät saavat uusista seurantaan sopivista ilmoituksista sähköpostin enintään kerran päivässä (hankintavahti); sen voi ottaa pois seurannan asetuksista.
Rakennuksen tiedot. Rakennus- ja kiinteistöalan työtiloissa Ainio voi hakea asiakkaan viestissä mainitun kohteen julkiset rakennustiedot (esimerkiksi valmistumisvuosi, lämmitystapa ja pinta-ala) vastausluonnoksen taustaksi, kun työtila on itse valinnut Asetuksissa kohdan "Hae rakennuksen tiedot Sykeltä" (oletuksena pois). Tätä varten viestissä mainittu katuosoite (ilman asiakkaan nimeä, yhteystietoja tai viestin sisältöä) lähetetään Suomen ympäristökeskuksen (Syke) avoimeen Ryhti-rajapintaan, ja haku tunnistetaan Ainion hauksi. Syke on tässä tietojen vastaanottaja, ei Ainion käsittelijä. Haettuja tietoja ei tallenneta Ainion tietokantaan; ne pidetään palvelimen muistissa enintään vuorokauden, jotta samaa osoitetta ei haeta uudelleen. Rakennustietojen lähde (Syke) näkyy luonnoksen perusteissa.
Ainion myynnin yhteydenotot yrityksiin. Ainio ottaa sähköpostilla tai puhelimella yhteyttä yrityksiin, joille Ainiosta voi olla hyötyä ja joiden kanssa sillä ei vielä ole asiakassuhdetta. Tätä varten käsittelemme yrityksen yhteyshenkilön nimeä, yrityksen nimeä, työsähköpostia tai työpuhelinta, tietoa siitä, mistä yhteystieto saatiin, yhteydenoton päivää, yhteyden ottanutta Ainion henkilöä ja yrityksen vastausta. Yhteystiedot saadaan yrityksen omilta verkkosivuilta, kaupparekisteristä tai YTJ:stä tai tapahtumasta, jossa yhteystieto on annettu meille. Käytämme vain yrityksen yleistä tai työtehtävää koskevaa osoitetta tai numeroa, emme yksityishenkilön omia yhteystietoja. Peruste on oikeutettu etumme tarjota palveluamme yrityksille (suoramarkkinointi). Viestissä kerrotaan, mistä yhteystieto saatiin, ja linkki tähän selosteeseen. Voit kieltää yhteydenotot milloin tahansa vastaamalla viestiin tai kirjoittamalla osoitteeseen tietosuoja@ainio.fi. Kielto noudatetaan aina: emme ota enää yhteyttä ja poistamme muut yritystä koskevat tiedot. Kieltolistalle kirjataan vain yrityksen nimi, Y-tunnus tai verkkotunnus, kielletty osoite tai numero, kiellon päivä ja kanava, jotta kielto pysyy voimassa myös myöhemmillä kerroilla. Tietoja käsitellään Ainion omassa sähköpostissa ja omistajien yhteisessä tallennuksessa, eikä niitä luovuteta muille. Säilytys: kohta 7.
Y-tunnuksen tarkistus. Ennen kuin työtila voi yhdistää Visma Signin tai avata tai yhdistää verkkolaskun Maventa-tilin, Ainion ylläpito tarkistaa työtilan Y-tunnuksen käsin: yrityksen nimen ja osoitteen YTJ:stä sekä yrityksen edustajalta, esimerkiksi soittamalla YTJ:ssä tai yrityksen omilla verkkosivuilla olevaan numeroon. Ylläpito kirjaa, kuka tarkisti, milloin ja miten. Jos sinulle on soitettu tarkistuksessa yrityksesi edustajana, kirjaukseen voi tulla nimesi tai tehtäväsi (esimerkiksi ”soitettu omistajalle”) ja se, että vahvistit tiedot. Tiedot saadaan YTJ:stä, yrityksen omilta verkkosivuilta ja sinulta puhelussa. Peruste on Ainion oikeutettu etu estää väärinkäytökset (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta): ilman tarkistusta kuka tahansa voisi lähettää sopimuksia tai laskuja toisen yrityksen nimissä. Voit vastustaa käsittelyä (kohta 10). Tietoja ei luovuteta muille. Tarkistus säilyy, kunnes se perutaan tai työtila poistetaan, ja ylläpidon toimenpidelokiin kirjattu tarkistustapa vuoden (kohta 7).
Palvelun kehittäminen. Ainio kirjaa jokaisesta palvelun yhdistämisyrityksestä palvelun nimen, vaiheen, onnistuiko yhdistäminen ja virheen syyn (esimerkiksi ”käyttäjä perui”), sekä jokaisesta lähetetystä vastauksesta, lähetettiinkö tekoälyn luonnos sellaisenaan, pienin muutoksin vai muokattuna. Viestien tekstiä, tunnuksia tai asiakkaiden tietoja ei kirjata. Tietoja käytetään yhdistämisen ongelmien korjaamiseen ja sen mittaamiseen, kuinka hyvin luonnokset toimivat. Yhdistämisyritykset säilytetään vuoden. Lisäksi Ainio katsoo Outlookiin tai muuhun (IMAP-) sähköpostiin saapuneen viestin lähettäjän verkkotunnuksesta ja otsikosta, onko viesti tukun tai muun yrityksen lasku, ja kirjaa työtilan kuukausittain vain tällaisten laskujen määrän ja tukun nimen (tunnettu tukku, esimerkiksi Onninen, tai ”Muu”). Viestin sisältöä, summia tai laskun numeroa ei kirjata. Gmailiin saapuneista viesteistä tätä ei tehdä, ei myöskään silloin, kun Gmail on yhdistetty sovellussalasanalla muun sähköpostin tavoin. Tällä arvioimme, kannattaako Ainioon rakentaa tukkulaskujen luku. Lisäksi Ainio laskee työtiloittain lähetettyjen vastausten määrät ja vastausajat. Ulkopuolisille, esimerkiksi rahoittajille, annamme niistä vain koottuja lukuja ilman yritysten ja käyttäjien nimiä. Tieto luonnosten muokkauksesta ja laskujen määrät säilyvät, kunnes työtila poistetaan.
Viikkoraportti. Työtilan omistaja saa maanantaisin sähköpostiinsa koosteen edellisestä viikosta: valmisteltujen, lähetettyjen ja hyväksyntää odottavien luonnosten määrät, arvioitu säästetty aika ja vastausajan mediaani. Koosteessa on vain lukuja, ei asiakkaiden nimiä, yhteystietoja eikä viestien sisältöä. Omistaja voi lopettaa sen Asetuksista (Yleiset → Viikkoraportti sähköpostiin).
Muistutus odottavista viesteistä. Jos asiakasviestin vastausluonnos on odottanut hyväksyntää pidempään kuin työtilan vastausaikatavoite, työtilan omistaja saa päiväsaikaan lyhyen sähköpostimuistutuksen. Jos viesti on osoitettu tietylle tiimin jäsenelle, myös hän saa muistutuksen omista viesteistään. Muistutuksessa on vain odottavien viestien määrä ja tavoite, ei asiakkaiden nimiä, yhteystietoja eikä viestien sisältöä. Kukin voi lopettaa muistutukset itseltään Asetuksista (Yleiset → Muistutus odottavista viesteistä).
Ilmoitus katkenneesta yhteydestä. Jos yhdistetty palvelu (esimerkiksi Gmail, Outlook tai WhatsApp) hylkää Ainion luvan, työtilan omistaja saa päiväsaikaan yhden sähköpostin, jossa kerrotaan katkenneen palvelun nimi ja miten yhteys yhdistetään uudelleen. Viestissä ei ole asiakkaiden tietoja. Samasta katkoksesta ilmoitetaan vain kerran.
Käyttöönoton muistutukset. Jos kokeilussa olevaan työtilaan ei ole yhdistetty sähköpostia eikä muuta viestikanavaa, omistaja saa vuorokauden ja kolmen päivän kuluttua lyhyen ohjeen yhdistämisestä. Kolmannen päivän jälkeen Ainion ylläpito saa sähköpostikoosteen työtiloista, joiden käyttöönotto on kesken (työtilan nimi, omistajan sähköposti ja työtilan puhelinnumero), jotta voimme tarjota apua käyttöönottoon. Seitsemännen päivän jälkeen koosteessa ovat työtilat, joista puuttuu vielä viestikanava tai hinnasto. Ylläpito näkee nämä tilin tiedot myös ylläpitosivulla (kohta 8).
5. Tekoälyn käyttö
Osa käsittelystä tapahtuu tekoälyn kielimallin avulla (yrityksen toimialan arviointi YTJ:n julkisista tiedoista, kuten nimestä, toimialasta ja nettisivuista, kun yrityksen tiedot haetaan Y-tunnuksella eikä toimialakoodi kerro alaa; viestien luokittelu; vastaus-, muistutus- ja laskuluonnosten laatiminen; PDF-analyysit; opetustiedostojen, hinnastokuvien ja keikalle kuvatun ostokuitin tietojen (kauppa, päivä, summat) lukeminen; sähköpostiketjujen, diilien ja projektien yhteenvedot; tietopankin kysymysehdotukset viimeaikaisista asiakasviesteistä; sekä Kysy Ainiolta -kysymyksiin vastaaminen; silloin kysymyksen mukana lähetetään tiivis yhteenveto työtilan tiedoista, esimerkiksi odottavat asiat, päivän keikat, tulevat kalenteritapahtumat (otsikko ja aika), avoimet laskut, tarjoukset ja hinnasto, sekä omistajalle ja ylläpitäjälle myös laskuttamattomat työt ja keikoille tämän viikon aikana kirjatut tunnit keikoittain ilman tekijöiden nimiä; asiakkaiden viesteistä mukana ovat nimi ja aihe sekä odottavista kysymyksistä, tarjouspyynnöistä ja reklamaatioista viestin alku, enintään noin 90 merkkiä). Tekoäly ei koskaan lähetä viestiä tai tee sitovaa toimintoa itsenäisesti — jokainen ehdotus odottaa ihmisen tarkistusta ja hyväksyntää. Tietoja ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Kysy Ainiolta -näkymässä kerrotaan, että vastaukset tuottaa tekoäly. Tekoälypyyntöjen välittäjä Requesty ei tallenna pyyntöjen eikä vastausten sisältöä, vaan vain tekniset tiedot: pyynnön ajan, käytetyn mallin, pyynnön koon ja hinnan. Mallin tarjoaja Microsoft ei säilytä pyyntöjä: väärinkäytösten valvonta tehdään käsittelyn aikana tallentamatta pyyntöä tai vastausta (Requestyn vahvistus 7.10.2026).
Käsittelyn sijainti. Tekoälypyynnöt kulkevat Requestyn EU-palvelun kautta (Frankfurt, Saksa) Microsoftin Azure OpenAI -palveluun EU:ssa (oletuksena Ranska, osa malleista Ruotsissa). Ainio hyväksyy vain EU:n alueilla toimivat mallit. Pyyntöjä ei ohjata EU:n ulkopuolelle: jos EU-reitti ei ole käytettävissä, tekoälytoiminto ei toimi sillä hetkellä. Requesty on brittiläinen yhtiö, ja siirron peruste on kerrottu kohdassa 8. Ennen 4.10.2026 tekoälykäsittely tapahtui OpenAI:n palvelussa Yhdysvalloissa. Palvelut on lueteltu alikäsittelijäsivulla.
Työtilakohtainen personointi. Jotta luonnokset kuulostaisivat yritykseltä itseltään, Ainio käyttää työtilan omia tietoja: tyyliasetuksia, allekirjoitusta, hinnastoa, yrityksen tietopankkia ja Ainion oppimaa tyyliprofiilia. Tyyliprofiili syntyy, kun käyttäjä muokkaa Ainion luonnosta ennen lähetystä: tekoäly vertaa Ainion luonnosta lähetettyyn versioon, ja sitä ohjeistetaan kirjaamaan vain yleisiä tyylihuomioita, ei viestin sisältöä, asiakkaan nimeä tai yhteystietoja. Ainio jättää lisäksi pois huomiot, joissa on viestin nimiä, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita, muita lukuja tai linkkejä. Tarkistus ei ole täydellinen, joten huomiot kannattaa lukea. Oppimisen voi kytkeä pois ja huomiot voi muokata tai poistaa kohdassa Asetukset → Tekoäly. Työtilan tietoja käytetään vain saman työtilan luonnoksiin; niitä ei yhdistetä muiden asiakkaiden tietoihin eikä käytetä minkään tekoälymallin kouluttamiseen.
6. Googlelta saatujen tietojen käyttö
Kun yhdistät Google-tilisi (Gmail, Google Drive, Google-kalenteri), Ainio pyytää vain seuraavat oikeudet ja käyttää niitä vain alla kuvattuihin tarkoituksiin:
- Tilin tunnistus (
openid,email): yhdistetyn Google-tilin sähköpostiosoite, jotta Asetuksissa näkyy, mikä tili on yhdistetty. - Gmail – viestien luku (
gmail.readonly): saapuvien asiakasviestien luokittelu ja vastausluonnosten valmistelu tarkistettavaksesi sekä niihin liittyvät toiminnot: sähköpostiketjun yhteenveto, viestistä syntyvä tarjous tai keikka, tietopankin kysymysehdotukset viimeaikaisista viesteistä ja Kysy Ainiolta -vastaukset (asiakkaan nimi, viestin aihe sekä odottavista kysymyksistä, tarjouspyynnöistä ja reklamaatioista viestin alku; kohta 5). Jos tarjousluonnokseen lasketaan matkakulut, viestissä mainittu työkohteen osoite lähetetään Google Maps Platformiin. Rakennus- ja kiinteistöalan työtiloissa, jos yrityksesi on valinnut rakennustietojen haun (oletuksena pois), viestissä mainittu katuosoite lähetetään Syken Ryhti-rajapintaan rakennuksen tietojen hakemiseksi luonnoksen taustaksi (kohta 4). Jos omistaja tai ylläpitäjä on kytkenyt päälle Pipedrive-yhteyden asetuksen ”Kirjaa saapuneet viestit Pipedriveen” (oletuksena pois), viestin lähettäjä sekä otsikko ja teksti (enintään 2 000 merkkiä) tallennetaan yrityksen omaan Pipedriveen. - Gmail – viestien lähetys (
gmail.send): vain sen vastauksen lähettäminen, jonka olet itse tarkistanut ja hyväksynyt. - Google Drive – tiedostojen tiedot (
drive.metadata.readonly): viimeksi muokattujen tiedostojen nimien, linkkien ja muokkaustietojen näyttäminen. Tiedostojen sisältöä ei lueta eikä tallenneta. - Google Docs ja Google Sheets – luku (
documents.readonly,spreadsheets.readonly): käytetään vain kun pyydät sitä itse työtilan asetuksista – joko liittämällä yhden Google-taulukon hinnaston tuomiseksi, tai liittämällä yhden Google-dokumentin sopimuspohjaksi, jonka muotoilua Ainio noudattaa laatiessaan tarjous- ja vastausluonnoksia. Ainio ei koskaan lue muiden Docs- tai Sheets-tiedostojesi sisältöä – vain sen yhden tiedoston, jonka itse valitset. (Viimeksi muokattujen tiedostojen nimet voivat näkyä Tiedostot-kortissa, ks. Google Drive yllä.) - Google-kalenteri – luku (
calendar.readonly) tai, kun kalenteriin kirjoittaminen on otettu käyttöön, tapahtumat omissa kalentereissasi (calendar.events.owned): ensisijaisen kalenterisi tapahtumien otsikon, ajan, paikan ja linkin näyttäminen Ainion kalenterissa (kuvauksesta luetaan vain sisäänpääsyrivi, esim. ovikoodi, etusivun Päivän keikat -korttiin) sekä uuden tapahtuman luominen vain silloin, kun itse hyväksyt sen ("Varaa aika kalenteriin"). Ainio ei lisää tapahtumiin osallistujia eikä lähetä kutsuja, eikä se muuta tai poista tapahtumia, joita se ei ole itse luonut. Juuri luodun tapahtuman voit perua, jolloin Ainio poistaa sen. Ajomatkojen ja ajon mukaan sijoitettujen aikaehdotusten laskemiseksi tapahtuman paikasta tunnistettu katuosoite lähetetään Google Maps Platformiin; muuta paikkakentän tekstiä ei lähetetä (kohta 4). Tulevien tapahtumien otsikot ja ajat annetaan tekoälylle Kysy Ainiolta -vastausten taustaksi (kohta 5).
Googlelta saatuja tietoja käytetään vain näiden sinulle näkyvien toimintojen tarjoamiseen. Tietoja ei myydä eikä käytetä mainontaan. Niitä siirretään vain kohdassa 8 luetelluille käsittelijöille sekä edellä kerrotuille vastaanottajille: Google Maps Platformille (osoite), Sykelle (katuosoite, jos yrityksesi on valinnut rakennustietojen haun) ja, jos yrityksesi kytkee kirjauksen päälle, yrityksesi omaan Pipedriveen. Ainion ylläpitäjät eivät lue Googlelta saatuja tietoja, paitsi tietoturvasyistä, lain niin vaatiessa tai kun käyttäjä on itse näyttänyt tietyn viestin tuelle. Tuen käynnillä (kohta 8) kaikkien viestien ja luonnosten sisältö on piilotettu kaikista kanavista, samoin kalenterimerkintöjen ja tiedostojen nimet sekä asiakkaiden nimet, yhteystiedot ja osoitteet keikoilla, tarjouksissa, laskuissa, sopimuksissa ja kohteissa. Tuki näkee vain ne keskustelut, jotka käyttäjä näyttää tuelle Viestit-sivun Näytä tuelle -napilla. Google Workspace -rajapinnoista saatuja tietoja ei käytetä yleiskäyttöisten tekoäly- tai koneoppimismallien kehittämiseen, parantamiseen tai kouluttamiseen.
Ainio's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Ainio does not use Google Workspace API data to develop, improve, or train generalized AI and/or ML models.
Voit perua Ainion pääsyn milloin tahansa katkaisemalla yhteyden Ainion asetuksista tai Google-tilisi asetuksista (myaccount.google.com/permissions). Kun katkaiset yhteyden Ainion asetuksista, Googlelta haetut kalenteritapahtumat, tiedostotiedot, sopimuspohja ja käsittelemättömät Gmail-luonnokset poistetaan, ja käsiteltyjen viestien sisältö anonymisoidaan. Viesteistä syntyneet tarjoukset ja keikat sekä Sheetsistä tuotu hinnasto säilyvät yrityksen omina tietoina, kunnes poistat ne tai työtilan. Jos perut luvan vain Googlen asetuksista, Ainio ei enää pääse tiliisi, mutta jo tallennetut tiedot poistuvat vasta, kun katkaiset yhteyden myös Ainiossa, ne vanhenevat kohdan 7 säilytysaikojen mukaan tai poistat työtilan.
7. Tietojen säilytys
- Vastausluonnosten ja viestien sisältö anonymisoidaan automaattisesti 90 päivän kuluttua viimeisestä muutoksesta. Lähetetyt viestit (sisältö ja asiakkaan viesti) säilytetään 90 päivää lähetyksestä, jotta koko keskustelu näkyy Viestit-sivun Lähetetyt-välilehdellä, ja anonymisoidaan sen jälkeen. Hylätyn luonnoksen sisältö poistetaan heti. Jos luonnos oli tarjous, Tarjoukset-sivulle jää hylätty tarjous (otsikko, asiakkaan nimi, sähköposti tai puhelinnumero ja työkohteen osoite), kunnes poistat sen tai työtila poistetaan. Sama koskee tarjouspyynnöistä syntyneitä tarjouksia viestin 90 päivän anonymisoinnin jälkeen.
- Myynnin yhteydenottojen tiedot (kohta 4) säilytetään 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ja ne poistetaan heti, jos yritys kieltää yhteydenotot. Kieltolista säilytetään niin kauan kuin Ainio ottaa yhteyttä yrityksiin, jotta kielto pysyy voimassa.
- Ainion alkuperäinen luonnos säilytetään tyylin vertailua varten vain siihen asti, kun muokattu viesti lähetetään tai hylätään (tai enintään 90 päivää).
- Tyyliprofiili ja yrityksen tietopankki säilyvät, kunnes käyttäjä poistaa ne tai työtila poistetaan.
- PDF-analyysit ja niihin liittyvät tiedostot poistetaan automaattisesti 365 päivän kuluttua viimeisestä muutoksesta.
- Tieto siitä, että sähköpostiosoitteella on jo käytetty ilmainen kokeilu, ja kokeilun aikana käytettyjen tekoälytoimintojen ja PDF-analyysien määrä säilytetään tiivisteen yhteydessä (ei selväkielistä osoitetta), jotta kokeilu ja sen käyttöraja annetaan vain kerran. Tiedot poistetaan vuoden kuluttua kokeilun alkamisesta, myös jos työtila tai tili on poistettu sitä ennen.
- Keikan sisäänpääsy (esim. ovikoodi), tekijä ja ”Ota mukaan huomenna” -lista poistetaan automaattisesti vuorokauden kuluttua keikan päättymisestä. Asiakkaan viestistä poimittu sisäänpääsy, jota ei ole liitetty mihinkään keikkaan, poistetaan 30 päivän kuluttua.
- Keikalle kuvatut ostokuitit ja liitteet sekä keikan Aloita/Lopeta-ajat säilytetään 13 kuukautta (kirjanpitäjän kuukausipaketti ja seuraavan vuoden vertailu), ja ne poistetaan aiemmin, jos keikka poistetaan. Keikkaa, jolle on tallennettu ostokuitti tai liite, ei voi poistaa ennen kuin se on poistettu, koska se kuuluu kirjanpitoon. Tallentamaton kuitti poistetaan vuorokauden kuluttua. Ajanotto ei tallenna sijaintia.
- Ainion keikkojen työajat ja kuitit ovat työn apuväline. Ne eivät ole työaikalain mukainen työaikakirjanpito eivätkä kirjanpidon arkisto. Työnantaja pitää työaikakirjanpitoa muualla ja säilyttää sen kanneajan loppuun (työaikalaki 32 ja 40 §), ja tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi (kirjanpitolaki 2 luku 10 §). Lataa kuitit kuukausittain talteen kirjanpitoa varten.
- Tarjouspyyntölomakkeella lähetetyt kuvat poistetaan päivittäisessä siivouksessa, kun pyyntö on käsitelty (vastaus lähetetty tai luonnos hylätty tai poistettu), kuitenkin viimeistään 120 päivän kuluttua. Pyynnön teksti ja yhteystiedot anonymisoidaan luonnoksen mukana kuten muutkin viestit, kuitenkin viimeistään 120 päivän kuluttua pyynnöstä, vaikka luonnosta olisi muokattu tai vastaus lähetetty myöhemmin.
- Keikan kuvat (ennen työtä, työn aikana ja valmis työ) sekä asiakkaan kuittaus (nimi, vapaaehtoinen huomio, sormella piirretty allekirjoitus kuvana ja kuittauksen aika) säilytetään 3 vuotta kuvan tai kuittauksen tallentamisesta, ja ne poistetaan aiemmin, jos keikka poistetaan. Uusi kuittaus korvaa vanhan. Käyntiraporttia (PDF) ei tallenneta, vaan se muodostetaan pyydettäessä.
- Kohde- ja laiterekisteri: kohteen nimi ja osoite, laitteiden tiedot (esim. malli, sarjanumero ja huoltopäivät) sekä merkinnät tehdyistä töistä. Kohde poistetaan, kun siinä ei ole ollut tapahtumia 36 kuukauteen, tai kun työtila poistetaan.
- Tarjouksen ja lisätöiden hyväksyntälinkit: asiakkaalle näytettävä tarjous tai lisätyöt sekä asiakkaan kirjoittama nimi ja vastausaika, kuluttajan pyyntö aloittaa työ peruuttamisaikana, tilausvahvistusta varten antama sähköposti ja sopimuksen peruutuksen nimi ja aika (myös kuluttajan verkossa hyväksymissä lisätöissä, jotka ovat oma sopimuksensa). Vastaamaton linkki poistetaan 13 kuukauden ja vastattu 3 vuoden kuluttua (näyttö sovitusta työstä), ja ne poistetaan aiemmin, jos työ poistetaan. Linkin tunnisteesta tallennetaan erikseen vain tiiviste. Itse linkki on kuitenkin viestissä, jolla se lähetetään, ja säilyy viestin mukana (lähetetty viesti 90 päivää). Linkin avaamista ei seurata.
- Jos kokeilu päättyy eikä pakettia valita, tai maksettu tilaus päättyy eikä sitä jatketa, lukitun työtilan kaikki tiedot poistetaan 30 päivän kuluttua päättyneen kokeilun lukituksesta tai 30 päivän kuluttua päättyneen tilauksen lukituksesta, ja yhteydet ulkoisiin palveluihin puretaan. Tiedot voi ladata talteen ennen poistoa (Data Act). Jos olet pyytänyt tietojen siirtoa toiseen palveluun, poisto voi siirtyä: maksavan asiakkaan itse lopettama tilaus ei lukitse työtilaa siirtymäaikana (30 päivää pyynnöstä tai sovittu pidempi aika, enintään 7 kuukautta), ja ylläpito voi siirtää lukitun työtilan poistopäivää enintään 9 kuukautta eteenpäin, jotta siirto ja sen jälkeinen 30 päivän noutoaika mahtuvat (käyttöehdot, kohta 10). Ainion omat laskut ja maksukuitit säilytetään Ainion kirjanpidossa kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Kirjanpito ja tilinpäätös säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki 2 luku 10 §). Maksupalvelut Stripe ja Paytrail säilyttävät omat maksutietonsa omien säilytysaikojensa mukaan.
- Kun työtila poistetaan, sen jäsenten käyttäjätunnukset (nimi, sähköposti, kirjautumistunnus) poistetaan samalla, jos heillä ei ole muita Ainion työtiloja. Ensimmäisessä kirjautumisessa automaattisesti luotua omaa työtilaa, jota ei ole otettu käyttöön, ei lasketa muuksi työtilaksi, vaan se poistetaan tunnuksen mukana. Jos kaikkien työtilan jäsenten käyttäjätunnukset poistetaan kirjautumispalvelusta, työtila tietoineen poistetaan 7 päivän kuluttua.
- Jos omistaja poistaa sinut työtilasta etkä kuulu muihin Ainion työtiloihin, käyttäjätunnuksesi (nimi, sähköposti ja kirjautumistunnus) poistetaan samalla. Automaattisesti luotua omaa työtilaa, jota et ole ottanut käyttöön, ei lasketa muuksi työtilaksi. Hyväksymäsi kutsu (sähköpostiosoitteesi) poistetaan työtilasta samalla. Työtilaan jäävät tekemäsi luonnokset ja muutokset sekä nimesi lisäämissäsi keikan kuiteissa, kuvissa ja asiakkaan kuittauksissa. Keikkojen työaikoihin ja tuntikirjauksiin nimeä ei tallenneta.
- Matkojen laskennan välimuisti (osoitteen sijainti) säilytetään alle 30 päivää. Osoitetta ei tallenneta välimuistiin selväkielisenä, vaan tiivisteenä. Työkohteen osoite säilyy tarjouksen tiedoissa, kunnes tarjous poistetaan tai työtila poistetaan.
- Tietokannasta ja tallennetuista tiedostoista otetaan joka yö salattu varmuuskopio, jota säilytetään enintään 30 päivää UpCloudin palvelussa Suomessa. Varmuuskopio muodostetaan ja salataan Ainion omalla palvelimella UpCloudissa Helsingissä, ennen kuin se siirretään säilöön, eikä UpCloud pysty avaamaan sitä. Lisäksi tietokannan voi palauttaa minkä tahansa hetken tilaan 30 päivän ajalta (Cloudflare). Poistetut tiedot poistuvat myös varmuuskopioista viimeistään 30 päivän kuluessa.
- Yrityksesi Ainiolla laatimat laskut säilyvät, kunnes työtila poistetaan. Lähetettyä laskua ei voi poistaa, mutta sen voi hyvittää hyvityslaskulla. Työtä, jolla on numeroitu tai lähetetty lasku tai hyvityslasku, ei myöskään voi poistaa. Yrityksesi vastaa itse laskujen kirjanpitolain mukaisesta säilytyksestä.
- Keikan tarvikelista poistetaan 90 päivän kuluttua työn valmistumisesta tai hylkäämisestä.
- Toistuvien sopimusten käynnit poistetaan Ainion kalenterista 45 päivän kuluttua käynnistä.
- Sähköiseen allekirjoitukseen lähetetyn sopimuksen seurantatiedot (vastaanottajan nimi ja sähköposti sekä tila) poistetaan 90 päivän kuluttua valmistumisesta (allekirjoitus, hylkäys tai peruminen) ja muuten vuoden kuluttua lähetyksestä. Allekirjoitettu asiakirja säilyy yrityksen omalla Visma Sign- tai DocuSign-tilillä palvelun omien ehtojen mukaan, ei Ainiossa. Esimerkiksi Visma Sign poistaa tiedot viimeistään kuuden kuukauden kuluttua yrityksen ja Visman välisen sopimuksen päättymisestä. Tallenna allekirjoitettu asiakirja myös omaan arkistoosi.
- Verkkolaskun lähetysloki (laskun numero, laskun saajan verkkolaskuosoite, summa ja lähetyksen tila) poistetaan 400 päivän kuluttua lähetyksestä. Todiste Maventa-tilin avaamisesta tai yhdistämisestä (hyväksyjän nimi ja sähköposti, aika ja ehtojen versio) säilytetään 3 vuotta siitä, kun yhteys katkaistiin tai työtila poistettiin. Lähetettyjen verkkolaskujen kuukausimäärä työtiloittain (yrityksen Y-tunnus ja määrä, ei laskujen tietoja) säilytetään 24 kuukautta Maventan laskun täsmäytystä varten, myös työtilan poiston jälkeen. Maventaan lähetetyt laskut säilyvät yrityksesi Maventa-tilillä Maventan ehtojen mukaan, eikä Ainio voi poistaa niitä.
- Hyväksymätön tiimikutsu (kutsutun sähköpostiosoite) poistetaan 30 päivän kuluttua sen vanhenemisesta tai hylkäämisestä, ja peruttu kutsu heti. Kutsua varten kirjautumispalveluun (Supabase) luotu tunnus, jolla ei ole koskaan kirjauduttu, poistetaan yöllisessä ajossa, kun kutsun tiedot on poistettu, eli noin 31 päivän kuluttua kutsun vanhenemisesta tai hylkäämisestä. Jos samalla sähköpostiosoitteella on myös käyttöoikeuspyyntö, ylläpidon kutsu tai kumppanikoodin varaus, tunnus poistetaan vasta, kun nekin on poistettu (vuoden kuluttua).
- Epäonnistuneet kirjautumisyritykset ja rekisteröitymisyritykset kirjataan tiivisteinä (ei selväkielisenä osoitteena) ja poistetaan vuorokauden kuluttua.
- Rekisteröityminen (sähköpostiosoite, kumppanikoodi, hyväksytyn käyttöehtojen version ja hyväksymisaika): jos tunnusta ei luoda, se poistetaan vuoden kuluttua. Jos tunnus luodaan, se säilytetään todisteena käyttöehtojen hyväksymisestä 3 vuotta tunnuksen luomisesta, myös työtilan poiston jälkeen.
- Käyttöoikeuspyynnöt, yhteydenotot, palautteet ja toiveet uusista yhteyksistä sekä niistä ja rekisteröitymisistä Ainion sähköpostiin tulleet ilmoitukset poistetaan vuoden kuluttua. Ainion kutsua varten luotu kirjautumistunnus, jolla ei ole koskaan kirjauduttu, poistetaan, kun kutsun ja käyttöoikeuspyynnön tiedot on poistettu.
- Palvelun kehittämisen tiedot (kohta 4): yhdistämisyritykset poistetaan vuoden kuluttua. Tieto luonnosten muokkauksesta ja saapuneiden laskujen kuukausimäärät säilyvät, kunnes työtila poistetaan.
- Ylläpidon toimenpideloki (esimerkiksi tuen käynnit, kutsut, työtilojen poistot, kirjautumislinkit, kaksivaiheisen tunnistuksen nollaukset, Y-tunnuksen tarkistukset tarkistustapoineen ja verkkolaskun avaukset ennen maksua) säilytetään vuoden, myös työtilan poiston jälkeen. Siinä ei ole viestien sisältöä.
- Y-tunnuksen tarkistus (tarkistettu Y-tunnus, aika, tarkistaja ja tarkistustavan kuvaus) säilyy, kunnes ylläpito peruu sen tai työtila poistetaan. Toimenpidelokiin kirjattu tarkistus (työtilan nimi, Y-tunnus ja tarkistustavan kuvaus) säilytetään vuoden.
- Googlen testikäyttäjien osoitteet poistetaan 30 päivän kuluttua siitä, kun osoite on poistettu testikäyttäjistä tai Googlen tarkastus on hyväksytty.
- Ilmoitusten laiteosoite poistetaan, kun peruat ilmoitukset, ilmoituspalvelu hylkää osoitteen, lähetys epäonnistuu viisi kertaa peräkkäin tai työtila poistetaan. Käyttäjää kohden säilytetään enintään 10 laitetta.
- Suositteluedun tiedot säilytetään kaksi vuotta, tai pidempään vain, jos etu odottaa yhä antamista. Ne poistetaan, kun kumpaakaan työtilaa ei enää ole.
- Palvelimen tekniset lokit (esimerkiksi pyynnöt ja virheet, ei viestien sisältöä) säilyvät Cloudflaressa enintään 7 päivää.
- Ulkoisten palveluiden (Gmail, Pipedrive, Visma, jne.) kirjautumistunnukset (refresh-tokenit), muun sähköpostin salasana, verkkokaupan, Severan ja Maventan rajapintatunnukset ja Paytrailiin tallennetun kortin tunniste tallennetaan AES-GCM-salattuna, eikä niitä koskaan näytetä selväkielisenä takaisin. Visma Signiin Ainio yhdistää omilla kumppanitunnuksillaan, joten yrityksen Visma Sign -tunnuksia ei tallenneta.
8. Tietojen jakaminen
Emme myy emmekä vuokraa tietojasi. Käsittelijöinä toimivat palvelut käsittelevät tietoja vain meidän ohjeidemme mukaan: Cloudflare (palvelin, tietokanta ja tiedostot), Supabase (kirjautuminen), Requesty ja sen kautta Microsoft (tekoäly), Scaleway (sähköposti-ilmoitukset) ja UpCloud (varmuuskopioiden muodostus ja salattu säilytys Suomessa). Ainion omat palvelut ovat Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Irlanti: Ainion oma sähköposti ja tiedostot) ja Netvisor (Visma Solutions Oy, Suomi: Ainion kirjanpito). Käyttöoikeuspyynnöt, rekisteröitymiset, yhteydenotot, palautteet, toiveet ja tietosuojapyynnöt tulevat ilmoituksena tai viestinä Ainion omaan sähköpostiin. Ainion omat laskut ja maksutiedot kirjataan Ainion kirjanpitoon Netvisoriin, ja verkkolaskulla maksavan asiakkaan lasku lähtee Netvisorista hänen verkkolaskuosoitteeseensa. Jos kirjanpitoa hoitaa tilitoimisto, se käsittelee niitä Ainion lukuun. Palvelut, joita käytämme asiakasyritysten puolesta, on lueteltu alikäsittelijät-sivulla.
Muut vastaanottajat, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä. Nämä vastaanottajat käyttävät tietoja myös omiin tarkoituksiinsa omina rekisterinpitäjinään:
- Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlanti) käsittelee korttimaksut ja Ainion tilauksen laskutuksen. Se käyttää maksutietoja myös petosten ja rahanpesun estämiseen sekä omaan laskutukseensa.
- Paytrail Oyj (Suomi) käsittelee maksut, kun maksutavaksi valitaan Paytrail. Maksun käsittelyssä se toimii Ainion lukuun, ja maksulaitoksena se on omien lakisääteisten maksutietojensa rekisterinpitäjä.
- Maventa Oy (Suomi, Visma-konserni) välittää verkkolaskut, jos yrityksesi ottaa verkkolaskun käyttöön. Laskujen välityksessä Maventa on Ainion alikäsittelijä. Tilin avaamista varten annamme Maventalle yrityksen nimen, Y-tunnuksen, osoitteen ja sähköpostiosoitteen sekä tilin avaajan nimen ja kirjautumissähköpostin, ja Maventa lähettää tunnistuskutsun (Visma Sign) allekirjoittajan sähköpostiin. Näitä tietoja, palvelun käyttötietoja ja laskujen tietoja Maventa käyttää myös omiin tarkoituksiinsa omana rekisterinpitäjänään omien ehtojensa ja tietosuojaselosteensa mukaan, esimerkiksi tunnistukseen, lakisääteisiin tarkistuksiin, tietoturvaan, palvelun kehittämiseen ja palvelujensa markkinointiin yrityksellesi (verkkolaskun lisäehdot, kohta 4).
- Google Maps Platform (Google Cloud EMEA Limited, Irlanti) laskee ajomatkat. Googlelle lähtee vain osoite: työkohteen osoite, yrityksen lähtöosoite tai kalenteritapahtuman paikasta tunnistettu katuosoite, ei asiakkaan nimeä eikä viestiä. Google käsittelee sille lähetetyt osoitteet oman tietosuojakäytäntönsä mukaan.
Rakennustietojen haussa Suomen ympäristökeskuksen (Syke) avoimeen Ryhti-rajapintaan lähtee vain katuosoite (kohta 4). Syke on tietojen vastaanottaja, ei Ainion käsittelijä.
Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Osa alikäsittelijöistä käsittelee tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella (Cloudflare, Supabase, Requesty ja Stripe; Ainion omista palveluista Google Workspace; lisäksi erillisenä rekisterinpitäjänä Google Maps Platform ja verkkolaskussa Maventan alikäsittelijä Twilio) tai on EU:n ulkopuolinen yhtiö. Vastaanottajat, maat ja siirtojen perusteet:
- Cloudflare, Inc. (Yhdysvallat): palvelin, tietokanta ja tiedostot. Tietokanta ja tiedostot sijaitsevat Cloudflaren EU-konesaleissa. Sijaintia ei ole lukittu Cloudflaren EU-rajauksella, joten Cloudflare ei takaa sitä. Cloudflaren ajoympäristö käsittelee pyynnöt ja taustahaut konesaleissa, joita ei ole rajattu EU:hun. Peruste: EU–Yhdysvallat-tietosuojakehys (DPF) ja sen varalla EU:n vakiosopimuslausekkeet.
- Supabase Pte. Ltd. (Singapore): kirjautuminen. Kirjautumistiedot tallennetaan Supabasen EU-alueelle, mutta sopimusyhtiö on Singaporessa, ja Supabasen tuki voi käsitellä tietoja Yhdysvalloissa. Peruste: EU:n vakiosopimuslausekkeet.
- Requesty Ltd (Iso-Britannia): tekoälypyyntöjen välitys. Pyynnöt käsitellään Requestyn EU-palvelussa Frankfurtissa. Peruste: Euroopan komission päätös Ison-Britannian tietosuojan riittävästä tasosta (voimassa 27.12.2031 asti).
- Stripe: sopimusyhtiö on Stripe Payments Europe, Limited (Irlanti), ja tiedot siirtyvät Stripe, LLC:lle Yhdysvaltoihin. Peruste: DPF ja sen varalla EU:n vakiosopimuslausekkeet.
- Maventa Oy (Suomi): verkkolaskun välitys, jos yrityksesi ottaa sen käyttöön. Maventan alikäsittelijä Twilio (SendGrid) käsittelee tietoja Yhdysvalloissa sähköposti- ja tekstiviestipalveluna. Peruste: EU:n vakiosopimuslausekkeet.
- Google Maps Platform: Google on erillinen rekisterinpitäjä ja voi käsitellä osoitteita myös EU:n ulkopuolella omien ehtojensa mukaan.
- Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Irlanti): Ainion oma sähköposti ja tiedostot. Google voi käsitellä tietoja myös Yhdysvalloissa. Peruste: EU:n vakiosopimuslausekkeet Googlen käsittelysopimuksessa (Cloud Data Processing Addendum), ja Google LLC kuuluu EU–Yhdysvallat-tietosuojakehykseen (DPF).
Tekoälymallit (Microsoft Azure OpenAI) toimivat EU:n alueilla. UpCloud käsittelee tietoja Suomessa, ja Netvisor EU:ssa (Saksa ja Ruotsi). Paytrail on suomalainen yhtiö, ja se kertoo omista siirroistaan omassa tietosuojaselosteessaan. Vakiosopimuslausekkeet ovat Euroopan komission verkkosivuilla. Kopion siirtoja koskevista ehdoista saat pyynnöstä osoitteesta tietosuoja@ainio.fi.
Ainion tuki voi avata työtilasi vain, jos työtilan omistaja tai ylläpitäjä on antanut siihen luvan kohdassa Asetukset → Yleiset → Ainion tuen pääsy. Lupa on voimassa 7 päivää, sen voi perua milloin tahansa, ja jokainen tuen käynti kirjataan. Tuki näkee asetukset, yhteyksien tilan ja virheet sekä työtilan muut tiedot, kuten hinnaston, tunnit, keikkojen kuvat ja yhdistetyistä palveluista (esimerkiksi CRM, verkkokauppa tai kirjanpito) tuodut tiedot. Tuelta ovat piilossa viestien ja luonnosten sisältö, kalenterimerkintöjen ja tiedostojen nimet sekä asiakkaiden nimet, yhteystiedot ja osoitteet keikoilla, tarjouksissa, laskuissa, sopimuksissa, kohteissa ja allekirjoituspyynnöissä, ellei työtilan käyttäjä näytä yksittäistä keskustelua tuelle Viestit-sivulla. Ilman tuen lupaa Ainion ylläpito näkee ylläpitosivulla vain työtilan tilin tiedot palvelun ylläpitoa, laskutusta ja tukea varten: työtilan nimen, yrityksen nimen ja Y-tunnuksen, toimialan, yhteystiedot ja paketin, käyttäjien nimet, sähköpostiosoitteet, viimeisimmän käyttöajan ja kaksivaiheisen tunnistuksen tilan, yhdistetyt palvelut ja niiden katkokset, käyttömäärät ja käyttöönoton etenemisen (esimerkiksi luonnosten, lähetysten ja hinnaston rivien määrät), kokeilun ja tilauksen tilan ja maksutavan (verkkolaskulla maksavalta myös verkkolaskuosoitteen ja Ainion sille lähettämät laskut), Y-tunnuksen tarkistuksen (kuka ylläpidosta tarkisti, milloin ja miten, esimerkiksi kenelle soitettiin) ja tarkistuspyynnön, pilotin pyynnön avata verkkolasku ennen ensimmäistä maksua sekä lähetettyjen verkkolaskujen kuukausimäärän. Tarkistustavan kuvaus kirjataan myös ylläpidon toimenpidelokiin, jota säilytetään vuoden (kohta 7). Viestit, työtilan asiakkaiden tiedot, tarjoukset ja yrityksen omat laskut eivät näy ylläpitosivulla. Tuen käynnin aikana tuki ei voi tehdä maksuja eikä poistaa työtilaa. Ainion ylläpito voi poistaa työtilan ylläpitosivulta, esimerkiksi omistajan pyynnöstä, ja jokainen poisto kirjataan ylläpidon toimenpidelokiin.
9. Evästeet ja selaimen tallennustila
Ainio ei käytä analytiikka-, mainonta- tai seurantaevästeitä, eikä sivustolla ole kolmansien osapuolten seurantakoodeja. Fontit ja sivuston koodi ladataan Ainion omalta palvelimelta. Poikkeuksia on kaksi: Facebookin kirjautumisikkuna ladataan Facebookista vain silloin, kun yhdistät WhatsAppin Facebook-tililläsi, ja sivuston suojauksen tarjoava Cloudflare lisää sivuille pienen bottitunnistuksen skriptin, jolla se erottaa ihmiset automaattisista hyökkäyksistä. Cloudflare käyttää sitä vain sivuston suojaamiseen. Käytämme vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä, joihin ei tarvita erillistä suostumusta:
| Eväste | Tarkoitus | Voimassa |
|---|---|---|
| __Host-ainio_access | Pitää sinut kirjautuneena sovellukseen | 1 tunti, enintään kunnes selain suljetaan, jos et valinnut "Pysy kirjautuneena 7 päivää" |
| __Host-ainio_refresh | Jatkaa kirjautumista ilman uutta salasanaa | 7 päivää, jos valitset kirjautuessa "Pysy kirjautuneena 7 päivää"; muuten kunnes selain suljetaan |
| cf_clearance | Cloudflaren bottitunnistus: tieto siitä, että selain on läpäissyt tarkistuksen, jotta sivuston suojaus ei tarkista sitä uudelleen jokaisella käynnillä | 30 minuuttia |
| __Host-ainio_admin, __Host-ainio_admin_step, __Host-ainio_impersonate | Vain Ainion ylläpitäjille: ylläpitosivun kirjautuminen, kaksivaiheinen tunnistus ja tuen käynti asiakkaan luvalla | 10 min – 12 tuntia |
| ainio_wa_state, __Host-ainio_calendly | Palvelun yhdistämisen turvatarkistus: varmistaa, että WhatsAppin tai Calendlyn yhdistäminen palaa samaan selaimeen, josta se aloitettiin (vain yhdistämisen ajan) | 15 minuuttia (WhatsApp), 10 minuuttia (Calendly) |
| CF_Authorization | Vain Ainion ylläpitäjille: ylläpitosivun suojaus (Cloudflare Access) | 24 tuntia |
Evästeet ovat suojattuja (HttpOnly, Secure): ne kulkevat vain salatun yhteyden yli, eikä niitä voi lukea sivun koodista. Palveluntarjoajamme Cloudflare voi lisäksi asettaa teknisiä tietoturvaevästeitä palvelun suojaamiseksi hyökkäyksiltä.
Selaimesi tallentaa laitteellesi (localStorage) muutaman käyttöliittymän asetuksen, kuten valitun teeman (vaalea tai tumma) ja sivupalkin koon, jotta sivu avautuu heti oikeanlaisena. Valittu teema, aloitussivu ja etusivun korttien järjestys tallennetaan lisäksi käyttäjätiliisi Ainiossa, jotta ne säilyvät toisella laitteella ja uudelleen kirjautuessa.
Jos kirjautumisesi päättyy, vaihdat työtilaa toisessa välilehdessä tai kirjautumispalveluun ei saada yhteyttä ennen kuin hyväksymäsi tai muokkaamasi vastaus on lähtenyt, vastauksen teksti, asiakkaan nimi ja työtilan nimi sekä tunnisteet, joilla teksti sidotaan luonnokseen, työtilaan ja käyttäjätunnukseesi, säilytetään selaimen välilehden omassa muistissa (sessionStorage) enintään vuorokauden. Teksti palautetaan muokattavaksi vain sinulle, kun avaat saman luonnoksen uudelleen samassa välilehdessä. Se poistuu, kun välilehti suljetaan, kun kirjaudut ulos tästä välilehdestä tai kun välilehdessä kirjautuu toinen käyttäjä, ja viimeistään vuorokauden kuluttua: vanhempi teksti poistetaan, kun Ainio on auki tai avataan uudelleen siinä välilehdessä. Jos kirjaudut ulos toisessa välilehdessä, saman selaimen muissa avoimissa Ainio-välilehdissä lähettämätön vastaus otetaan talteen samalla tavalla. Ainio ei lähetä tekstiä ilman uutta hyväksyntääsi.
Jos otat käyttöön ilmoitukset tähän laitteeseen (kohta 4), selain asentaa Ainion pienen taustaohjelman (service worker). Se vain vastaanottaa ilmoituksen ja hakee Ainiosta odottavien luonnosten määrän: se ei tallenna sivuja välimuistiin, ei käsittele muita verkkopyyntöjä eikä seuraa käyttöä. Selaimen ilmoituspalvelu (Google, Apple, Mozilla tai Microsoft) saa laitteen ilmoitusosoitteen ja tyhjän herätteen ilman viestin sisältöä. Ilmoitukset voi lopettaa samasta kohdasta Asetuksissa tai selaimen asetuksista.
Maksaminen (Stripe) sekä kirjautuminen Googleen tai Microsoftiin palveluiden yhdistämistä varten tapahtuvat näiden palveluiden omilla sivuilla, joilla sovelletaan niiden omia evästekäytäntöjä.
Ainion lähettämät sähköpostit. Ainion omat sähköposti-ilmoitukset, kuten kutsut, muistutukset ja raportit, lähetetään Scalewayn (Scaleway SAS, Ranska) kautta. Viesteissä ei ole seurantakuvaa, eikä niiden linkkejä ohjata seurantaosoitteen kautta, joten Ainio ei kerää tietoa siitä, avataanko viesti tai klikataanko sen linkkejä. Yrityksesi asiakkailleen lähettämät viestit kulkevat yrityksen oman sähköpostin tai viestipalvelun kautta.
10. Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada pääsy tietoihisi ja saada niistä kopio. Työtilan omistaja voi ladata kaikki työtilan tiedot itse kohdasta Asetukset → Yleiset → Lataa tiedot.
- pyytää virheellisten tietojen oikaisua
- pyytää tietojesi poistoa (tietojen poisto)
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, ja kieltää suoramarkkinointi
- saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiseen palveluun (katso myös Data Act)
Oikeus vastustaa. Voit milloin tahansa vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme. Tällaista käsittelyä ovat palvelun ja tilien suojaaminen (myös Y-tunnuksen tarkistus), todisteet ehtojen hyväksymisestä, käyttöoikeuspyyntöihin, yhteydenottoihin, toiveisiin ja palautteeseen vastaaminen, palveluilmoitukset ja muistutukset, kumppanikoodit ja suositteluedut, markkinointikanavien mittaus ja palvelun kehittäminen. Lopetamme käsittelyn, ellei meillä ole sitä painavampaa perustetta tai tietoja tarvita oikeudellisen vaatimuksen esittämiseen tai puolustamiseen. Suoramarkkinoinnin, kuten Ainion myynnin yhteydenotot (kohta 4), voit kieltää milloin tahansa, ja kielto noudatetaan aina ilman poikkeuksia (tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 3 kohta). Lähetä vastustus osoitteeseen tietosuoja@ainio.fi. Monet ilmoitukset voit myös lopettaa itse Asetuksista.
Ainio ei tee sinusta päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja joilla on sinuun oikeusvaikutuksia tai muu vastaava merkittävä vaikutus. Tekoäly vain valmistelee ehdotuksia, ja ihminen päättää niistä.
Työtilan omistaja tai ylläpitäjä voi myös katkaista minkä tahansa palveluyhteyden milloin tahansa kohdasta Työtilan asetukset → Yhteydet. Lähetä pyynnöt osoitteeseen tietosuoja@ainio.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos pyyntö koskee tietoja, joita käsittelemme asiakasyrityksen puolesta (kohta 2), ohjaamme sen kyseiselle yritykselle ja autamme sitä vastaamaan.
Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
11. Yhteystiedot
Ainio Oy, Y-tunnus 3658421-2
Haukilahdenkatu 1 A 157, 02200 Espoo
Tietosuoja-asiat: tietosuoja@ainio.fi
Tietoturvaongelmat: security@ainio.fi
Muutoshistoria
- 2.11.2026 — lakitarkistus 29.10.2026: kohta 8: Ainion ylläpidon ilman tuen lupaa näkemiin tietoihin lisätty yrityksen nimi ja Y-tunnus, Y-tunnuksen tarkistus, tilauksen tila ja maksutapa, verkkolaskun pyyntö ennen maksua ja lähetettyjen verkkolaskujen kuukausimäärä; kohdat 2, 4 ja 7: Y-tunnuksen tarkistus ja sen yhteydessä soitetun yrityksen edustajan tiedot, peruste ja säilytys; kohdat 3 ja 4: esimerkkeinä käytössä olevat yhteydet, 23.10.2026 alkaen uusilta piilotetut yhteydet omana taulukkonaan, Procountor poistettu; kohta 4: Gmail sovellussalasanalla (käytössä 23.10.2026 alkaen) muun sähköpostin rivillä, eikä sen postista lasketa tukkulaskuja; verkkolaskun pyyntö ennen ensimmäistä maksua (käytössä 29.10.2026 alkaen); Visma Signista tallennettavat tiedot korjattu: Ainio käyttää omia kumppanitunnuksiaan, eikä yrityksen tunnuksia tallenneta (myös kohta 7); yrityksen perustiedot, Google Ads -liidilomakkeen vastaukset, Googlen testikäyttäjät, ilmoitukset puhelimeen ja käyttöoikeuspyynnön tilalle tullut rekisteröityminen (22.10.2026) omina riveinään; kohta 7: tietojen siirto toiseen palveluun voi siirtää lukitun työtilan poistoa; kohta 8: Ainion omat palvelut Google Workspace ja Netvisor siirtoperusteineen, Paytrailin rooli sama kuin alikäsittelijäsivulla, Calendly poistettu tuen käynnin luettelosta, koska sitä ei voi yhdistää; kohta 9: ilmoitusten service worker; kohdat 2 ja 10: oikeutetun edun käsittelyyn lisätty Y-tunnuksen tarkistus ja todisteiden säilytys; pitkä päivityslause siirretty tähän muutoshistoriaan
- 26.10.2026 — Ainion sähköpostit lähetetään Scalewayn kautta ilman avaus- ja klikkausseurantaa: kohdat 8 ja 9
- 25.10.2026 — rekisteröityminen osoitteessa ainio.fi/rekisteroidy: kohdat 2, 4 ja 7
- 22.10.2026 — verkkolasku Maventan kautta, jos yritys ottaa sen käyttöön: kohdat 4, 7 ja 8
- 19.10.2026 (julkaistu 25.10.2026) — kohta 7: kuluttajan verkossa hyväksymät lisätyöt ovat oma sopimuksensa, joten lisätöiden hyväksyntälinkkiin tallentuvat kuten tarjouslinkkiin kuluttajan tilausvahvistusta varten antama sähköposti sekä peruutuksen nimi ja aika, ja molempiin kuluttajan pyyntö aloittaa työ peruuttamisaikana; evästetaulukko: WhatsAppin ja Calendlyn yhdistämisen turvaevästeet lisätty, ja kirjautuminen säilyy 7 päivää vain, jos valitset "Pysy kirjautuneena 7 päivää"; tiivistelmä: ihminen hyväksyy jokaisen tekoälyn kirjoittaman viestin, koska kuluttajan tilausvahvistus ja peruutuskuittaus voivat lähteä ilman erillistä hyväksyntää, jos työtila on itse kytkenyt sen päälle
- 17.10.2026 — kohta 7: hyväksyntälinkeissä kuluttajan tilausvahvistusta varten antama sähköposti sekä peruutuksen nimi ja aika
- 13.10.2026 — rakennustietojen haku Sykeltä vain, kun työtila on itse valinnut sen Asetuksissa, kohdat 4 ja 6; evästetaulukko: Cloudflaren bottitunnistuksen eväste on voimassa 30 minuuttia
- 10.10.2026 — Ainion omat myynnin yhteydenotot yrityksiin ja kieltolista lisätty kohtiin 2, 4, 7 ja 10: mistä yhteystiedot saadaan, käyttötarkoitus ja peruste, säilytys 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta ja suoramarkkinoinnin kielto, jota noudatetaan aina
- 9.10.2026 — kokeilun tiivisteen yhteydessä säilyy myös kokeilun aikana käytettyjen tekoälytoimintojen ja PDF-analyysien määrä; matkojen välimuistissa on vain osoitteen sijainti, ja se poistetaan alle 30 päivässä; yleistarkistus: kohdassa 8 kerrottu, mitä Ainion ylläpito näkee ilman tuen lupaa ja mitä tuen käynnillä on piilossa, käyttöönoton kooste ylläpidolle sekä tyyliprofiilin huomioiden ja opetustiedostojen poimintojen tarkistus täsmennetty; kuvien sijainti- ja laitetiedot poistetaan tallennettaessa; tukkulaskujen määrä lasketaan vain Outlookiin ja muuhun sähköpostiin saapuneista viesteistä, ei Gmailista; tarjouspyyntölomakkeen pyynnön teksti anonymisoidaan viimeistään 120 päivän kuluttua pyynnöstä; lähettämättä jääneen vastauksen teksti (myös kun kirjautumispalveluun ei saada yhteyttä) säilyy selaimen välilehden muistissa, kunnes se palautetaan, välilehti suljetaan tai vuorokausi kuluu, ja se palautetaan vain samalle käyttäjälle; Pipedriven vaihe-ehdotukset poistetaan yhteyden katkaisussa ja tilin vaihdossa; kutsua varten luotu kirjautumistunnus, jolla ei ole kirjauduttu, poistetaan kutsun tietojen mukana, tiimikutsussa noin 31 päivän kuluttua kutsun vanhenemisesta tai hylkäämisestä (täsmennetty 9.10.2026); poistetun jäsenen tunnus poistetaan, vaikka hänellä olisi kirjautuessa luotu käyttämätön oma työtila, ja hänen hyväksymänsä kutsu poistetaan; keikan poiston esto koskee ostokuitin lisäksi keikalle tallennettua liitettä; Viestit-sivun Muut-välilehden ohitetuista sähköposteista kerrottu kaikki ohituksen syyt (markkinointiviesti, työtilan oma osoite, jo vastattu viesti tai lukematon lähettäjän osoite) ja käyttötarkoitus; tietojen taulukon tyyliprofiilirivillä kerrotaan, että viestin nimien ja numeroiden tunnistus ei ole täydellinen
- 8.10.2026 — keikan kuvat ja asiakkaan kuittaus sekä niiden säilytysaika 3 vuotta; Googlelta saatujen tietojen käyttötarkoitukset ja vastaanottajat (Google Maps, Syke ja yrityksen oma Pipedrive) täsmennetty kohdassa 6; Kysy Ainiolta saa keikkojen tunnit vain keikoittain ilman tekijöiden nimiä, ja poistetun käyttäjän nimi jää vain hänen lisäämiinsä kuitteihin, kuviin ja kuittauksiin; käyttöoikeuspyynnössä kysytään, mitä sähköpostia yritys käyttää, ja Gmailin käyttäjät kutsutaan käsin, kunnes Google on hyväksynyt Ainion; kalenteritapahtuman paikasta Googlelle lähtee vain tunnistettu katuosoite; keikkojen työajat kirjataan ilman tekijän nimeä, eikä Ainio tee tuntilistaa henkilöittäin; tuen käynnillä viestien ja luonnosten sisältö on piilotettu, ellei käyttäjä näytä viestiä tuelle; mainoslinkkien kampanjatunnisteita ja viittaavaa sivua ei enää tallenneta selaimeen eikä käyttöoikeuspyyntöön; käyttöoikeuspyynnössä on vapaaehtoinen kysymys "Mistä löysit Ainion?"; työtä, jolla on lähetetty lasku, hyvityslasku tai tallennettu ostokuitti, ei voi poistaa
- 7.10.2026 — tekoäly: Requesty ja Microsoft eivät säilytä pyyntöjen sisältöä; Ainion lähettämien sähköpostien seuranta Brevossa
- 6.10.2026 — varmuuskopio muodostetaan Ainion omalla palvelimella Suomessa, GitHub poistettu
- 5.10.2026 — tiivistelmä alkuun, postiosoite, siirrot EU:n ulkopuolelle vastaanottajittain ja siirtoperusteineen, Google Maps ja maksupalvelut omina rekisterinpitäjinään, Requesty ei tallenna viestien sisältöä, kokeilun jälkeinen noutoaika 30 päivää, kirjanpitolain säilytysajat ja muut täydennetyt säilytysajat, tuen pääsy Gmail-tietoihin, oikeus vastustaa, rakennuksen tiedot Syken Ryhti-rajapinnasta
- 4.10.2026 — aiempi päivitys, jonka muutoksia ei ole eritelty.