Ainio ja EU:n datasäädös (Data Act)

EU:n datasäädöstä (Data Act, asetus (EU) 2023/2854) on sovellettu 12.9.2025 alkaen. Sen mukaan pilvipalvelun asiakkaalla on oikeus saada palveluun tallentamansa tiedot ulos jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiseen palveluun tai omiin järjestelmiinsä. Tällä sivulla kerrotaan, miten tämä toimii Ainiossa. Sivu on osa Ainion käyttöehtoja (kohta 10).

1. Mitkä tiedot saat ulos

Vietäviin tietoihin kuuluvat kaikki tiedot, jotka työtilan käyttäjät ovat tallentaneet Ainioon, ja tiedot, jotka ovat syntyneet työtilan käytöstä:

• työtilan asetukset, paketti ja laskutustiedot sekä Paytrail-maksujen ja -tilauksen tiedot
• viestit ja vastausluonnokset sekä niiden muistiinpanot ja tapahtumaloki (kuka hyväksyi, muokkasi tai lähetti ja milloin)
• hinnasto, yrityksen tietopankki, tallennetut vastaukset, tyyliasetukset ja Ainion oppima tyyliprofiili
• keikat, tarjoukset, arviot ja toteumat, tarjouspohjat, PDF-analyysit, projektien yhteenvedot ja reittisuunnitelmat sekä kalenterimerkinnät
• yrityksen itse laatimat laskut, hyvityslaskut ja laskutussuunnitelmat sekä laskujen maksuseuranta
• verkkolasku (Maventa), jos yritys on ottanut sen käyttöön: Maventan kautta lähetettyjen laskujen lähetysloki (laskun numero, vastaanottajan verkkolaskuosoite ja välittäjä, tila ja ajat), todiste Maventa-tilin avaamisesta tai yhdistämisestä (Y-tunnuksen tarkistuksen aika, hyväksyjän nimi ja sähköposti, ehtojen versio ja aika) sekä lähetettyjen verkkolaskujen kuukausimäärät
• asiakaskorttien kommentit sekä kohde- ja laiterekisteri (kohteet, laitteet ja huoltomerkinnät) ja asiakasluettelo, josta näkee, mihin asiakkaaseen kommentit ja kohteet liittyvät
• keikkojen ajanotot (ilman tekijän nimeä), Tunnit asiakkaille -kirjaukset, tarvikkeet, lisätyöt ja ostokuittien tiedot
• keikkojen kuvat (ennen työtä, työn aikana ja valmis työ) ja asiakkaiden kuittaukset valmiista työstä (nimi, huomio ja piirretty allekirjoitus)
• asiakkaiden tarjous- ja lisätyöhyväksynnät (nimi, aika ja tarjous sellaisena kuin asiakas sen näki)
• tarjouspyyntölomakkeen asetukset, sopimukset ja huoltokäynnit, varasto ja tukkujen tuotteet
• yhdistetyistä palveluista (esim. kalenteri, Netvisor tai aiemmin yhdistetty Pipedrive) Ainioon haetut kopiot, kuten laskut, diilit ja tapahtumat
• tiimin jäsenyydet, roolit ja kutsut
• palvelun käyttöön liittyvät tiedot: tekoälytaidot ja Ainion ehdotukset, käyttömäärät, viikko- ja kuukausiraportit, yhteyksien tila ja hälytykset, integraatiotoiveet, kumppani- ja suosituskoodit, työtilan logo ja näkymäasetukset, käyttöönoton vaiheet sekä ylläpidon työtilaan tekemät toimenpiteet (esim. kokeilun jatkaminen ja asiakkaana kirjautuminen)
• lataajan omat käyttäjätiedot (esim. nimi, sähköposti ja ehtojen hyväksyntä)
• työtilaan ladatut tiedostot: tarjouspyyntöjen liitteet, Opeta Ainiolle -tiedostot, keikoille kuvatut kuitit, keikkojen kuvat ja tarjouspyyntölomakkeen kuvat (kunnes pyyntö on käsitelty)

2. Mitä vientiin ei kuulu

Vientiin kuuluvat kaikki kohdassa 1 luetellut tiedot. Siitä jäävät pois vain seuraavat tiedot:

• Tunnukset ja salaisuudet. Yhdistettyjen palveluiden yhteyksien tiedot jätetään pois kokonaan tietoturvan vuoksi: kirjautumistunnukset ja salausavaimet sekä samaan yhteyteen tallennetut asetukset (esim. sähköpostipalvelimen osoite tai yhdistetty puhelinnumero). Asiakkaiden yhteystiedot (esim. sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot) ovat mukana viennissä. Samoin jätetään pois muut salaisuudet, kuten asiakkaille lähetettyjen linkkien tunnisteet. Pois jäävät tiedot on lueteltu tietorakennesivulla. Yhteydet yhdistetään uudessa palvelussa uudelleen.
• Puhelinvastaajan äänitteet. Kun puhelinvastaaja on käytössä, sille jätetyn viestin äänite säilytetään salattuna vain viestin käsittelyä varten: se poistuu, kun viesti on käsitelty, viimeistään 7 päivän kuluttua, eikä sitä ole ZIP-tiedostossa. Äänitteen tiedot (luonnos, kesto ja poistumisaika) ovat tiedostossa voice_recordings.json, ja äänitteen voi kuunnella Viestit-sivulla niin kauan kuin se on tallessa.
• Ainion palvelun sisäinen toiminta. Seuraavat tietoluokat liittyvät Ainion palvelun sisäiseen toimintaan, ja niiden luovuttaminen vaarantaisi Ainion liikesalaisuudet tai palvelun tietoturvan, joten ne eivät kuulu vientiin. Luettelo on tyhjentävä (datasäädöksen 25 artiklan 2 kohdan f alakohta): tällä perusteella viennistä ei jätetä pois muita tietoja.
  1. Ainion ohjelmisto: lähdekoodi, tekoälylle annettavat ohjeet ja esimerkit, käytettävien tekoälymallien valinta ja asetukset sekä säännöt, joilla Ainio luokittelee viestejä ja valmistelee luonnoksia. Työtilan omat asetukset, kuten vastausohje, tyyliasetukset, Ainion oppima tyyliprofiili, tietopankki ja tekoälytaidot, ovat viennissä.
  2. Ainion ylläpidon tunnukset: ylläpitäjien tilit, salasanojen ja kaksivaiheisen tunnistuksen tiedot, ylläpidon kutsut, palautuslinkit, tilitapahtumat ja epäonnistuneet kirjautumiset sekä Googlen testikäyttäjien luettelo. Ylläpidon työtilaan tekemät toimenpiteet, kuten Ainion tuen käynnit ja kokeilun jatkot, ovat viennissä.
  3. Kirjautumisen ja väärinkäytösten torjunnan tiedot: kirjautumispalvelun salasanan tiiviste, kaksivaiheisen tunnistuksen avain ja istunnot, epäonnistuneiden kirjautumisten ja tarjouspyyntölomakkeen lähetysten laskurit sekä kirjanpito käytetyistä kokeiluista, jolla estetään uusi kokeilu samalle henkilölle (laskureissa ja kokeilujen kirjanpidossa tunnisteet ovat tiivisteinä).
  4. Palvelun valvonta: Ainion häiriökirjaukset, ajastettujen töiden kuittaukset, synkronoinnin lukot, hankintailmoitusten haun tila sekä palvelinympäristön tekniset pyyntö- ja virhelokit.
  5. Ainion oma myynti: kumppanikoodien ehdot ja käyttömäärät sekä suositusten hyvitysten kirjanpito. Työtilan oma suosituskoodi ja tieto siitä, millä kumppanikoodilla työtila liittyi, ovat viennissä.
  6. Ainion varmuuskopiot. Niissä oleva työtilan tieto on viennissä sellaisenaan.
• Ainiolle lähetetyt viestit. Käyttöoikeus- ja yhteydenottopyynnöt, toiveet uusista yhteyksistä verkkosivulla sekä sovelluksesta Ainiolle lähetetyt palautteet ja tukipyynnöt (Anna palautetta ja Kysy Ainiolta) ovat Ainion asiakaspalvelun tietoja, eivätkä ne kuulu työtilan vientiin. Sovelluksessa tallennetut integraatiotoiveet ovat viennissä. Lähettäjä saa omat tietonsa pyynnöstä tietosuojaselosteen mukaisesti.
• Rekisteröitymiset. Rekisteröitymislomakkeella annettu sähköpostiosoite, valinnainen kumppanikoodi sekä hyväksytyn käyttöehtojen version tunniste ja hyväksymisaika säilytetään Ainion sopimustietoina hyväksynnän todisteena, eivätkä ne kuulu työtilan vientiin. Lataajan oma käyttöehtojen hyväksyntä on viennissä hänen käyttäjätiedoissaan (kayttaja.json). Rekisteröitynyt saa omat tietonsa pyynnöstä tietosuojaselosteen mukaisesti.
• Muiden jäsenten käyttäjätiedot. Vienti sisältää lataajan omat käyttäjätiedot (kayttaja.json) sekä kaikkien jäsenten jäsenyydet, roolit ja kutsut, mutta ei muiden jäsenten omia käyttäjätietoja (nimi, sähköposti, näkymäasetukset, oma ehtojen hyväksyntä ja kaksivaiheisen tunnistuksen tila).
• Jo poistetut tiedot. Tiedot, jotka on poistettu tai anonymisoitu tietosuojaselosteen kohdan 7 säilytysaikojen mukaan, eivät ole enää saatavilla.
• Yhdistettyjen palveluiden alkuperäiset tiedot. Esimerkiksi sähköpostit, laskut ja diilit pysyvät omissa palveluissaan (Gmail, Visma ym.), ja saat ne sieltä. Ainion viennissä ovat vain Ainioon tallennetut kopiot. Hilmasta haetut julkiset hankintailmoitukset ovat kaikille työtiloille yhteisiä, ja ne saa Hilmasta. Työtilan hankintailmoitusten seuranta-asetukset ja ilmoituksista tehdyt analyysit ovat viennissä.
• Ainion laskut sinulle. Ainion sinulle lähettämät laskut löytyvät laskutusportaalista (Asetukset › Tilaus). Paytrail-maksujen tiedot ovat mukana viennissä. Ainion laskut säilytetään Ainion kirjanpidossa kirjanpitolain mukaan: tositteet (esimerkiksi laskut ja maksukuitit) vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ja kirjanpito ja tilinpäätös vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

3. Miten tiedot saa ulos

• Itsepalveluna heti. Työtilan omistaja lataa kaikki tiedot kohdasta Asetukset → Yleiset → Lataa tiedot. Lataus toimii myös lukitussa työtilassa, kun kokeilu tai tilaus on päättynyt (lukitusnäkymän painike Lataa tietoni).
• Muoto. Yksi ZIP-tiedosto. Jokainen tietokannan taulu on omana JSON-tiedostonaan (UTF-8), ja ladatut tiedostot ovat alkuperäisessä muodossaan (esim. PDF) kansiossa tiedostot/. Jos tiedostoja on yli 50 Mt, ylimenevät luetellaan ZIPin LUE_MINUT.txt-tiedostossa. Tarjouspyyntöjen liitteet, kuitit, keikkojen kuvat, Opeta Ainiolle -tiedostot ja lomakkeiden kuvat voi ladata myös yksitellen kohdasta Asetukset → Yleiset → Tiedostot yksitellen. Se toimii myös lukitussa työtilassa (lukitusnäkymän painike Tiedostot yksitellen). Jos tiedosto puuttuu, toimitamme sen pyynnöstä (kohta 7).
• Pyynnöstä. Jos tarvitset apua siirrossa tai tietoja, joita itsepalvelulataus ei anna, lähetä pyyntö (kohta 7). Toteutamme siirron viipymättä ja viimeistään 30 päivän kuluessa pyynnöstä. Jos se ei ole teknisesti mahdollista 30 päivässä, ilmoitamme siitä 14 työpäivän kuluessa pyynnöstä, kerromme syyn ja annamme uuden määräajan, joka on enintään 7 kuukautta.
• Siirtymäaika. Kun olet pyytänyt siirtoa, sopimus pysyy voimassa siirron ajan (30 päivää tai edellä kerrottu pidempi aika, enintään 7 kuukautta). Voit kerran pidentää siirtymäaikaa sinulle sopivaksi ajaksi. Autamme siirrossa kohtuullisesti sinua ja valtuuttamaasi uutta palveluntarjoajaa, kerromme tiedossamme olevista riskeistä palvelun jatkuvuudelle ja pidämme tiedot suojattuina koko siirron ja noutoajan. Kun maksava asiakas on pyytänyt siirtoa, Ainio toimii siirron aikana tavalliseen tapaan ilman lisämaksua siihen asti, kun siirto on tehty, kuitenkin enintään 30 päivää pyynnöstä, ellei pidemmästä siirtymäajasta ole sovittu tai ilmoitettu edellä kerrotulla tavalla. Työtilaa ei lukita tänä aikana, vaikka asiakas lopettaisi tilauksen. Jos maksu jää suorittamatta tai kokeilu päättyy, työtila voidaan lukita (kohta 5), mutta tiedot voi ladata ja siirtoon saa apua koko noutoajan.
• Noutoaika. Tiedot pysyvät ladattavissa koko siirtymäajan ja vielä vähintään 30 päivää sen päättymisen jälkeen. Kun olet pyytänyt siirtoa, työtilaa ei poisteta tänä aikana, vaikka tilaus tai kokeilu olisi päättynyt.
• Valinnat ja sopimuksen päättyminen. Siirtopyynnössä voit valita: (1) tiedot siirretään toiseen palveluun (kerro palvelu), (2) tiedot siirretään omiin järjestelmiisi tai (3) tiedot poistetaan. Autamme poistumissuunnitelmassa ja annamme siihen tarvittavat tiedot. Sopimus päättyy, kun siirto on valmis, tai jos valitset poiston, kun poisto on tehty. Kun siirto tai poisto on tehty pyyntösi mukaan, ilmoitamme sopimuksen päättymisestä työtilan omistajalle sähköpostilla.
• Maksuton. Tietojen viennistä ja siirrosta ei peritä maksua.
• Ei irtisanomisaikaa. Voit ladata tiedot ja päättää tilauksen milloin tahansa kohdasta Asetukset › Tilaus. Vuositilauksen päättämisestä kesken kauden kerrotaan käyttöehtojen kohdassa 4.

4. Tietorakenteiden kuvaus

Jokaisessa ZIPissä on LUE_MINUT.txt, joka kuvaa sisällön. Kaikkien vietävien tiedostojen ja kenttien kuvaus tyyppeineen on sivulla Vietävien tietojen rakenne. Se muodostetaan automaattisesti Ainion tietokannan rakenteesta jokaisen julkaisun yhteydessä, joten se on aina ajan tasalla. Tärkeimmät tiedostot:

Tiedosto	Sisältö
tyotila.json	Työtilan asetukset, paketti, laskutustiedot, yrityksen tietopankki ja tyyliprofiili
kayttaja.json	Lataajan omat käyttäjätiedot
asiakkaat.json	Asiakasluettelo: nimi, yhteystiedot ja keikat sekä tunnisteet, joihin kommenttien ja kohteiden customer_key viittaa
drafts.json, draft_notes.json	Viestit, vastausluonnokset ja niiden muistiinpanot
audit.json	Tapahtumaloki: kuka hyväksyi, muokkasi tai lähetti luonnoksen ja milloin
price_list_items.json, saved_replies.json	Hinnasto ja tallennetut vastaukset
jobs.json	Keikat ja tarjoukset: arviot ja toteumat
invoices.json, credit_notes.json, invoice_plans.json	Yrityksen omat laskut, hyvityslaskut ja laskutussuunnitelmat
customer_notes.json, sites.json, site_devices.json, site_log.json	Asiakaskorttien kommentit sekä kohde- ja laiterekisteri
job_time.json, job_supplies.json, job_extras.json, job_receipts.json	Keikkojen ajanotot (ilman tekijän nimeä), tarvikkeet, lisätyöt ja kuittien tiedot
job_photos.json, job_signoffs.json	Keikkojen kuvien tiedot ja asiakkaiden kuittaukset valmiista työstä (allekirjoitus PNG-kuvana data-URL-muodossa)
hour_entries.json	Tunnit asiakkaille -kirjaukset
offer_links.json, extras_approvals.json	Asiakkaiden tarjous- ja lisätyöhyväksynnät
contracts.json, contract_visits.json	Sopimukset ja huoltokäynnit
paytrail_payments.json, paytrail_plans.json	Paytrail-maksut ja -tilaus
analyses.json, documents.json	PDF-analyysit ja niiden liitteiden tiedot
teach_sources.json	Opeta Ainiolle -tiedostojen ja -sivujen tiedot
memberships.json, workspace_invites.json	Tiimin jäsenyydet, roolit ja kutsut
*_invoices.json, *_deals.json, calendar_events.json ym.	Yhdistetyistä palveluista haetut kopiot (laskut, diilit, tapahtumat)
tiedostot/analyysit/, tiedostot/opetus/, tiedostot/kuitit/, tiedostot/keikkakuvat/, tiedostot/lomakekuvat/	Ladatut tiedostot alkuperäisessä muodossaan

Tiedoston nimi on tietokannan taulun nimi (poikkeukset: tyotila.json, kayttaja.json ja asiakkaat.json), ja kenttien nimet ovat samat kuin Ainion tietokannassa. Ajankohdat ovat ISO 8601 -muodossa (esim. 2026-09-29T10:00:00.000Z). Käytetyt muodot (ZIP, JSON, UTF-8, PDF) ovat avoimia standardeja.

Vienti on tehty avoimilla, yleisillä muodoilla, mutta emme voi taata, että toisen palveluntarjoajan ohjelmisto osaa lukea tiedot sellaisenaan.

5. Noutoaika ja tietojen poisto sopimuksen päätyttyä

• Kun maksettu tilaus päättyy, työtila lukitaan (jos olet pyytänyt tietojen siirtoa ja lopettanut tilauksen itse, vasta siirtymäajan jälkeen, kohta 3), ja kaikki tiedot ovat ladattavissa 30 päivää. Myös maksuttoman kokeilun päätyttyä tiedot ovat ladattavissa 30 päivää: kokeilun käyttäjällä on samat oikeudet tietojen vientiin ja siirtoon kuin maksavalla asiakkaalla. Jos olet pyytänyt siirtoa, noutoaika jatkuu vähintään 30 päivää siirtymäajan päättymisestä (kohta 3).
• Ilmoitamme sähköpostilla lukituksesta sekä 7 päivää ja 1 päivä ennen poistoa.
• Noutoajan jälkeen työtila ja kaikki sen tiedot poistetaan pysyvästi. Yhdistettyjen palveluiden tunnukset poistetaan, joten Ainio ei voi enää käyttää yhteyksiä. Googlen, Calendlyn ja Slackin lupa perutaan samalla myös palvelusta (Slackin lupaa ei peruta, jos sama Slack-työtila on yhä yhdistetty toiseen Ainio-työtilaan). Muiden palveluiden (esim. Microsoft, Meta ja Pipedrive) luvan voit poistaa lisäksi palvelun omista asetuksista. Tiedot poistuvat myös varmuuskopioista viimeistään 30 päivän kuluessa. Ylläpidon tapahtumaloki (esim. milloin työtila poistettiin) säilytetään vuoden. Lähetämme poistosta vahvistuksen. Kaikki, mitä poiston jälkeen säilyy, on lueteltu tietojen poisto -sivun kohdassa 5.
• Voit myös poistaa työtilan itse heti, kun olet ladannut tiedot (tietojen poisto).

6. Palvelinympäristö ja lainkäyttövalta

• Ainio Oy on suomalainen yhtiö, ja palveluun sovelletaan Suomen lakia.
• Työtilan tietokanta ja tiedostot sijaitsevat Cloudflaren EU-konesaleissa. Sijaintia ei ole lukittu Cloudflaren EU-rajauksella, joten Cloudflare ei takaa sitä sopimuksella. Cloudflaren ajoympäristö käsittelee pyynnöt ja taustahaut konesaleissa, joita ei ole rajattu EU:hun. Kirjautumistiedot tallennetaan Supabasen EU-alueelle. Cloudflare, Inc. on yhdysvaltalainen yhtiö. Supabasen sopimusosapuoli on Supabase Pte. Ltd. (Singapore), ja sen alihankkijoina toimii yhdysvaltalaisia yhtiöitä, kuten Supabase, Inc. ja Amazon Web Services, Inc. Siksi niihin voi soveltua myös Yhdysvaltojen ja Singaporen lainsäädäntö.
• Tekoälykäsittely tapahtuu EU:ssa: pyynnöt kulkevat Requestyn EU-palvelun kautta (Frankfurt, Saksa) Microsoftin Azure OpenAI -palveluun EU:ssa (oletuksena Ranska, osa malleista Ruotsissa), eikä niitä ohjata EU:n ulkopuolelle. Requesty Ltd on brittiläinen yhtiö, joten siihen voi soveltua myös Ison-Britannian lainsäädäntö. Isolla-Britannialla on EU:n tietosuojan riittävyyspäätös. Microsoft on yhdysvaltalainen konserni, joten siihen voi soveltua myös Yhdysvaltojen lainsäädäntö.
• Yöllinen varmuuskopio kootaan ja salataan Ainion omalla palvelimella UpCloudissa Helsingissä (tietokannan viennin muodostaa Cloudflare), ja salattu varmuuskopio säilytetään UpCloudin palvelussa Suomessa.
• Suojaamme tietoja salatuilla yhteyksillä (HTTPS), salaamalla yhdistettyjen palveluiden tunnukset (AES-GCM) ja erottamalla työtilat toisistaan (tietoturva, käsittelysopimus). Alikäsittelijät, niiden tehtävät, sijainnit ja siirtoperusteet on lueteltu alikäsittelijäsivulla. Ainio ei luovuta työtilan tietoja viranomaisille ilman lakiin perustuvaa velvoitetta. Jos saamme tällaisen pyynnön, ilmoitamme siitä työtilan omistajalle, ellei laki kiellä ilmoittamista.

7. Pyynnöt ja kysymykset

Lähetä Data Act -pyyntö tai kysymys osoitteeseen tietosuoja@ainio.fi otsikolla ”Data Act -pyyntö”. Lähetä pyyntö työtilan omistajan sähköpostiosoitteesta, jotta voimme varmistaa, että tiedot luovutetaan oikealle henkilölle. Vastaamme kaikkiin pyyntöihin 30 päivän kuluessa. Voit pyytää myös tarkempaa kuvausta esimerkiksi auditointia varten.

Ainio Oy, Haukilahdenkatu 1 A 157, 02200 Espoo. Y-tunnus 3658421-2.