Tietojen poisto-ohjeet

Päivitetty 2.11.2026 (englanninkielinen osa vastaa nyt suomenkielistä: yhteyden katkaisu poistaa maksumuistutus- ja laskuluonnokset sekä Pipedriven vaihe-ehdotukset heti, lukitun työtilan poisto 30 päivän jälkeen ja Poista tietoni nyt -painike, tietojen siirron poikkeus sekä lokien säilytysajat; 25.10.2026: rekisteröitymisen säilytys työtilan poiston jälkeen; 22.10.2026: verkkolaskun todiste, kuukausimäärä ja Maventa-tili työtilan poiston jälkeen; 18.10.2026: työtilan poistossa Slackin lupaa ei peruta palvelusta, jos sama Slack-työtila on yhä yhdistetty toiseen Ainio-työtilaan; 9.10.2026: kokeilun tiivisteen yhteydessä säilyy myös kokeilun aikana käytettyjen tekoälytoimintojen ja PDF-analyysien määrä; kirjanpito-, CRM- ja DocuSign-yhteyden katkaisu poistaa niistä tehdyt lähettämättömät luonnokset ja tyhjentää muiden sisällön, ja Pipedriven vaihe-ehdotukset poistetaan katkaisussa ja tilin vaihdossa; 8.10.2026: käyttöoikeuspyyntö, palautteet ja tukipyynnöt eivät poistu työtilan mukana vaan vuoden kuluttua; 7.10.2026: Microsoft ei säilytä tekoälypyyntöjä; 5.10.2026: kokeilun jälkeinen noutoaika 30 päivää, mitä poiston jälkeen säilyy, yhteyksien luvat palveluissa, kirjanpito- ja asiakkuudenhallintapalvelujen luonnokset katkaisun jälkeen, kirjanpitolain säilytysajat, postiosoite; edellinen päivitys 4.10.2026)

1. Mitä tämä sivu on

Tällä sivulla kerrotaan, miten poistat Ainioon tallennetut tiedot itse tai pyydät meitä poistamaan ne. Tarkempi kuvaus siitä, mitä tietoja käsittelemme ja miksi, on tietosuojaselosteessa. In English below.

2. Yksittäisen palveluyhteyden tietojen poisto (heti, itse)

Työtilan omistaja tai ylläpitäjä voi poistaa yhden palvelun (esim. Gmail, WhatsApp, Instagram tai Pipedrive) tuomat tiedot itse, eikä se vaadi yhteydenottoa:

Kirjaudu Ainioon ja avaa Asetukset → Yhteydet.

Avaa palvelu, jonka tiedot haluat poistaa, ja paina Katkaise yhteys.

Yhteyden salattu kirjautumistunnus (esim. WhatsAppin tai Instagramin tunnukset ja pääsyavain, tai muun palvelun refresh-token) poistetaan tietokannasta heti. Kyseisestä palvelusta haetut tiedot (esim. avoimet diilit, laskut ja saapuneet viestit) poistetaan katkaisun yhteydessä: lähettämättömät ja hylätyt luonnokset poistetaan, ja lähetettyjen ja hoidettujen viestien sisältö tyhjennetään. Samoin käsitellään kirjanpito- ja asiakkuudenhallintapalvelujen laskuista ja diileistä tehdyt maksumuistutus- ja laskuluonnokset sekä DocuSignin sopimusmuistutukset. Pipedriven diileistä tehdyt vaihe-ehdotukset ja vaiheiden nimet poistetaan, myös kun Pipedrive yhdistetään toiseen Pipedrive-tiliin katkaisematta ensin. Viesteistä syntyneet tarjoukset ja keikat (asiakkaan nimi, yhteystieto ja työkohteen osoite) ovat yrityksen omia tietoja ja säilyvät, kunnes poistat ne tai koko työtilan.

Voit perua Ainion pääsyn myös palvelun omista asetuksista, esimerkiksi Googlen tiliasetuksista, Metan Business-asetuksista tai Instagramin kohdasta Sovellukset ja verkkosivustot.

3. Koko työtilan poisto (heti, itse)

Työtilan omistaja voi poistaa koko työtilan ja kaikki sen tiedot itse:

Avaa Asetukset → Yleiset ja paina Poista työtila. Voit ensin ladata tiedot talteen samalla sivulla kohdasta Lataa tiedot.

Vahvista poisto kirjoittamalla työtilan nimi. Kaikki työtilan tiedot ja jäsenyydet poistetaan Ainiosta heti pysyvästi. Yhdistettyjen palveluiden tunnukset poistetaan, joten Ainio ei voi enää käyttää yhteyksiä. Googlen, Calendlyn ja Slackin lupa perutaan samalla myös palvelusta (Slackin lupaa ei peruta, jos sama Slack-työtila on yhä yhdistetty toiseen Ainio-työtilaan). Muiden palveluiden (esim. Microsoft, Meta ja Pipedrive) luvan voit poistaa lisäksi palvelun omista asetuksista. Voimassa oleva tilaus päättyy samalla, eikä siitä veloiteta enää. Käyttämättömästä ajasta ei palauteta maksua (käyttöehtojen kohta 4).

Jos kokeilu tai maksettu tilaus on päättynyt ja työtila on lukittu, saman poiston voi tehdä lukitusnäkymän painikkeella Poista tietoni nyt. Muuten lukitun työtilan tiedot poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluttua kokeilun päättymisestä tai 30 päivän kuluttua maksetun tilauksen päättymisestä. Lataa tiedot talteen ennen sitä, jos haluat siirtää ne toiseen palveluun (Data Act). Jos olet pyytänyt tietojen siirtoa, työtilaa ei poisteta ennen siirron jälkeisen noutoajan päättymistä.

4. Käyttäjätilin poisto tai muu pyyntö

Jos haluat poistaa oman käyttäjätilisi tai et pääse kirjautumaan:

Lähetä pyyntö osoitteeseen tietosuoja@ainio.fi siitä sähköpostiosoitteesta, jolla kirjaudut Ainioon, tai todenna henkilöllisyytesi muuten.

Kerro, haluatko poistaa käyttäjätilisi, pääsysi johonkin työtilaan vai koko työtilan.

Vahvistamme pyynnön vastaanoton ja poistamme tiedot 30 päivän kuluessa. Ilmoitamme, kun poisto on tehty.

5. Mitä poisto tarkoittaa käytännössä

Kaikkien yhdistettyjen palveluiden salatut kirjautumistunnukset poistetaan.
Tallennetut luonnokset, viestit, diilit, laskutiedot ja PDF-analyysit poistetaan.
Kirjautumiseen käytetty käyttäjätunniste poistetaan kirjautumispalvelusta (Supabase), kun käyttäjätili poistetaan.
Tieto siitä, että sähköpostiosoitteella on jo käytetty kokeilu, ja kokeilun aikana käytettyjen tekoälytoimintojen ja PDF-analyysien määrä säilyvät tiivisteen yhteydessä (ei selväkielistä osoitetta) vuoden kokeilun alkamisesta, jotta kokeilu ja sen käyttöraja annetaan vain kerran.
Ainion omat laskut ja maksutiedot säilytetään Ainion kirjanpidossa kirjanpitolain mukaan: tositteet (esimerkiksi laskut ja maksukuitit) vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ja kirjanpito ja tilinpäätös vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Maksupalvelu (Stripe tai Paytrail) säilyttää omat tietonsa omien ehtojensa mukaan. Työtilassa laaditut yrityksen omat laskut poistetaan työtilan mukana.
Jos yritys on ottanut verkkolaskun käyttöön (Maventa), todiste Maventa-tilin avaamisesta tai yhdistämisestä (hyväksyjän nimi ja sähköposti, aika ja ehtojen versio) säilytetään 3 vuotta poistosta, ja lähetettyjen verkkolaskujen kuukausimäärä (Y-tunnus ja määrä) 24 kuukautta. Yrityksen Maventa-tili ja sinne lähetetyt laskut jäävät Maventaan, kunnes yritys tai Ainio pyytää Maventaa sulkemaan tilin (verkkolaskun lisäehdot, kohta 8).
Rekisteröitymisesi (sähköpostiosoite, kumppanikoodi, hyväksytyn käyttöehtojen version ja hyväksymisaika) säilyy todisteena käyttöehtojen hyväksymisestä 3 vuotta tunnuksen luomisesta, myös työtilan poiston jälkeen. Jos tunnusta ei koskaan luotu, se poistetaan vuoden kuluttua.
Käyttöoikeuspyyntö sekä sovelluksesta lähetetyt palautteet ja tukipyynnöt (Anna palautetta ja Kysy Ainiolta) eivät poistu työtilan mukana, vaan ne poistetaan vuoden kuluttua niiden lähettämisestä. Samoin poistetaan vuoden kuluttua niistä ja toiveista uusista yhteyksistä Ainion sähköpostiin tulleet ilmoitukset.
Poistetut tiedot poistuvat myös varmuuskopioista viimeistään 30 päivän kuluessa ja palvelimen lokeista viimeistään 7 päivän kuluessa. Ylläpidon tapahtumaloki (esim. milloin työtila poistettiin) säilytetään vuoden, eikä se sisällä viestien sisältöä.
Tekoälypalveluun lähetetyt pyynnöt eivät jää Ainioon. Tekoälypyyntöjen välittäjä Requesty tallentaa pyynnöistä vain tekniset tiedot (pyynnön aika, käytetty malli, pyynnön koko ja hinta), ei viestien sisältöä. Mallin tarjoaja Microsoft ei säilytä pyyntöjä: väärinkäytösten valvonta tehdään käsittelyn aikana tallentamatta pyyntöä tai vastausta (Requestyn vahvistus 7.10.2026).

Automaattinen säilytysajan siivous on kuvattu tietosuojaselosteen kohdassa 7.

6. Yhteystiedot

Ainio Oy, Haukilahdenkatu 1 A 157, 02200 Espoo
Y-tunnus 3658421-2
tietosuoja@ainio.fi

Data deletion (English)

Ainio is a Finnish operations platform for small service businesses. You can delete your data yourself at any time:

One connected service (for example Gmail, WhatsApp, Instagram or Pipedrive): the workspace owner or an admin opens Asetukset (Settings) → Yhteydet (Connections), opens the service and clicks Katkaise yhteys (Disconnect). No request to us is needed. The encrypted access credentials of the connection (for example the WhatsApp or Instagram credentials and access key, or another service's refresh token) are deleted from the database immediately. Data fetched from that service (for example open deals, invoices and incoming messages) is deleted at the same time: unsent and rejected drafts are deleted, and the content of sent and handled messages is erased. The same applies to payment-reminder and invoice drafts made from invoices and deals in accounting and CRM services, and to DocuSign contract reminders. Deal-stage suggestions made from Pipedrive deals and the stage names are deleted, also when Pipedrive is connected to another Pipedrive account without disconnecting first. Offers and jobs created from messages (the customer's name, contact details and work address) are the business's own records and are kept until you delete them or the whole workspace. You can also remove Ainio's access in the service's own settings, for example in your Google account settings, Meta Business settings or Instagram → Apps and websites.
A whole workspace: the workspace owner opens Asetukset (Settings) → Yleiset (General) and clicks Poista työtila (Delete workspace). All workspace data and memberships are deleted from Ainio immediately and permanently. The stored access tokens of connected services are deleted, so Ainio can no longer use them. Access is also revoked at Google, Calendly and Slack (Slack access is not revoked if the same Slack workspace is still connected to another Ainio workspace); for other services (for example Microsoft, Meta and Pipedrive) you can remove Ainio's access in the service's own settings. An active subscription ends at the same time, and unused time is not refunded.
A locked workspace: if the trial or a paid subscription has ended and the workspace is locked, the same deletion can be done with the Poista tietoni nyt (Delete my data now) button in the lock view. Otherwise all data of a locked workspace is deleted automatically 30 days after the trial ended or 30 days after the paid subscription ended. Download your data before that if you want to move it to another service (Data Act, in Finnish). If you have asked for your data to be transferred to another service, the workspace is not deleted before the retrieval period after the transfer has ended.
Your user account, or if you cannot sign in: email tietosuoja@ainio.fi from the address you use to sign in, or verify your identity in another way, and tell us whether you want to delete your user account, your access to a workspace or the whole workspace. We confirm the request, delete the data within 30 days and tell you when it is done.

Ainio's own invoices and payment records are kept in Ainio's bookkeeping as Finnish accounting law requires: vouchers for at least 6 years from the end of the year in which the financial year ended, and the books and financial statements for at least 10 years. Deleted data disappears from backups within 30 days and from the server logs within 7 days. The admin event log (for example when a workspace was deleted) is kept for one year and contains no message content. Your access request and any feedback or support requests sent from the app (and the notification e-mails Ainio received about them and about requests for new connections) are not deleted with the workspace; they are deleted one year after they were sent. Ainio's AI request router (Requesty) stores only technical details of requests (time, model, size and cost), not their content. A hash of the e-mail address, together with the number of AI actions and PDF analyses used during the trial, is kept for one year from the start of a free trial, so that the trial and its usage limit are given only once. See the privacy policy (in Finnish, with an English section on Google user data) for what we process and our retention periods.

If the company used e-invoicing (Maventa), the record of opening or linking the Maventa account (the approver's name and email, the time and the terms version) is kept for 3 years after the deletion, and the monthly count of sent e-invoices (business ID and count) for 24 months. The company's Maventa account and the invoices sent there stay at Maventa until the company or Ainio asks Maventa to close the account.

Your registration (email address, partner code, the accepted terms version and time) is kept as proof of accepting the terms for 3 years after the account was created, also after the workspace is deleted. If no account was ever created, it is deleted after a year.