Nämä lisäehdot koskevat Ainion verkkolaskua eli laskun lähettämistä Ainiosta verkkolaskuna Maventan kautta. Ne ovat yrityksesi ja Ainio Oy:n välinen sopimus. Lisäehdot tulevat voimaan, kun työtilan omistaja tai ylläpitäjä hyväksyy ne yrityksen puolesta Asetuksissa (Yhteydet → Laskutus → Verkkolasku (Maventa)), kun hän avaa tai yhdistää Maventa-tilin. Ne täydentävät käyttöehtoja ja käsittelysopimusta. Jos ne ovat ristiriidassa, verkkolaskussa noudatetaan näitä lisäehtoja.
Jos yrityksesi ei ota verkkolaskua käyttöön, nämä lisäehdot eivät koske sitä, eikä sen tietoja lähetetä Maventalle. Laskun voi aina lähettää myös sähköpostilla tai ladata Finvoice-tiedostona.
1. Mitä verkkolasku on
- Ainio lähettää laskun Finvoice-verkkolaskuna Maventa Oy:n (Y-tunnus 3478209-8, Visma-konserni) kautta laskun saajan verkkolaskuosoitteeseen operaattori-, pankki- tai Peppol-verkossa. Sähköposti- ja paperilaskuja Ainio ei lähetä Maventan kautta.
- Ainio avaa yrityksellesi Maventa-tilin Ainion kumppanitunnuksilla tai yhdistää yrityksesi olemassa olevan Maventa-tilin.
- Lasku lähtee vain, kun työtilan omistaja tai ylläpitäjä on hyväksynyt juuri sen laskun. Lasku lähtee laskulle tallennettuun laskun saajan verkkolaskuosoitteeseen.
- Lähettäjän verkkolaskuosoite on yrityksesi oma osoite Laskun tiedoissa. Jos sitä ei ole annettu, käytetään Maventan yrityksellesi muodostamaa OVT-tunnusta (0037 ja Y-tunnus ilman väliviivaa). Ainio ei avaa verkkolaskujen vastaanottoa, joten tähän osoitteeseen lähetetyt laskut eivät tule Ainioon.
- Verkkolasku otetaan käyttöön työtilakohtaisesti. Se on käytettävissä, kun yrityksesi maksullinen tilaus on alkanut ja sen ensimmäinen maksu on kirjattu, sekä erikseen sovituissa piloteissa. Muuten kokeilun aikana verkkolaskua ei voi käyttää.
2. Maventan ehdot ja tunnistus
- Kun Ainio avaa Maventa-tilin, yrityksesi edustaja tunnistautuu pankkitunnuksilla ja hyväksyy Maventan palveluehdot Maventan lähettämässä Visma Sign -kutsussa. Maventan ehdot ovat yrityksesi ja Maventan välinen sopimus. Se jatkuu, vaikka sopimus Ainion kanssa päättyy, ja sen voi irtisanoa Maventalta erikseen.
- Kun yhdistät olemassa olevan Maventa-tilin, yritykselläsi on jo sopimus Maventan kanssa.
- Hyväksyjä vahvistaa, että hänellä on oikeus edustaa yritystä. Ainio tallentaa todisteeksi hyväksyjän nimen ja sähköpostin, ajan ja näiden lisäehtojen version.
3. Henkilötiedot: Maventa Ainion alikäsittelijänä
- Kun lasku lähtee Ainion kautta, Maventa käsittelee laskun henkilötietoja Ainion alikäsittelijänä Ainion ja Maventan kumppanisopimuksen ja sen tietojenkäsittelyliitteen mukaan. Ainio vastaa yrityksellesi Maventan velvoitteista samoin kuin muiden alikäsittelijöidensä velvoitteista (käsittelysopimus, kohta 7).
- Maventalle lähtevät laskun tiedot: laskun numero ja päivämäärät, laskun saajan nimi, Y-tunnus, osoite ja verkkolaskuosoite, laskun saajan yhteyshenkilö tai viite (Viitteenne), tilaus- ja kustannuspaikkaviite, laskurivit lisätietoineen ja laskun vapaa teksti, summat, viite ja eräpäivä sekä yrityksesi tiedot (nimi, Y-tunnus, osoite, sähköposti, puhelin, tilinumero ja verkkolaskuosoite) ja lähetyksen tila.
- Hyväksymällä nämä lisäehdot yrityksesi antaa erillisen luvan käyttää Maventaa alikäsittelijänä. Maventa käsittelee vain niiden työtilojen tietoja, jotka ottavat verkkolaskun käyttöön. Siksi käsittelysopimuksen kohdan 7 mukaista 30 päivän ennakkoilmoitusta ei tarvita.
- Maventan omat alikäsittelijät on lueteltu Visma Trust Centressä ja Ainion alikäsittelijäsivulla. Yksi niistä, Twilio (SendGrid), käsittelee tietoja Yhdysvalloissa EU:n vakiosopimuslausekkeiden perusteella. Muista kuin Visma-konsernin EU- tai ETA-yhtiöistä Maventa ilmoittaa Ainiolle etukäteen, ja Ainio välittää tiedon työtilan omistajalle sähköpostilla viipymättä. Visma-konsernin EU- tai ETA-yhtiön Maventa voi ottaa alikäsittelijäkseen ilmoittamatta etukäteen. Siksi Ainio seuraa Maventan alikäsittelijälistaa Visma Trust Centressä ja ilmoittaa sinulle myös näistä muutoksista, kun saa niistä tiedon. Jos vastustat Maventan alikäsittelijää, voit lopettaa verkkolaskun käytön milloin tahansa, eikä tietojasi lähetetä Maventalle sen jälkeen.
4. Maventan oma tietojen käyttö
- Maventan omien ehtojen mukaan Maventa käyttää tietoja myös omiin tarkoituksiinsa omana rekisterinpitäjänään. Näitä ovat yrityksen ja sen edustajan rekisteröinti ja tunnistus, lakisääteiset tarkistukset, tietoturva, palvelun kehittäminen, tilastointi, tutkimus ja koulutus (Maventan ehdoissa "training", mikä voi tarkoittaa myös tekoälymallien koulutusta) sekä Maventan omien palvelujen markkinointi yrityksellesi ja sen käyttäjille. Tilastoinnissa, tutkimuksessa ja koulutuksessa Maventa käyttää ehtojensa mukaan ensisijaisesti koottuja ja anonymisoituja tietoja.
- Tämä käyttö ei ole Ainion lukuun tehtävää käsittelyä. Siksi käsittelysopimuksen kohdan 4 rajoitukset (tietoja ei käytetä omiin tarkoituksiin, markkinointiin eikä tekoälymallien koulutukseen) ja kohdan 7 vaatimus samoista velvoitteista eivät koske Maventan omaa käyttöä. Ainiota itseään ne koskevat edelleen.
- Kun yrityksesi ottaa verkkolaskun käyttöön, se antaa Ainiolle ohjeen luovuttaa laskujen tiedot Maventalle myös tähän käyttöön. Yrityksesi vastaa siitä, että luovutukselle on peruste ja että se kertoo omille asiakkailleen verkkolaskuoperaattorista laskujen tietojen vastaanottajana.
- Ainio ei voi muuttaa Maventan ehtoja. Jos et hyväksy niitä, älä ota verkkolaskua käyttöön. Voit lähettää laskut sähköpostilla tai ladata Finvoice-tiedoston ja lähettää sen oman operaattorisi tai pankkisi kautta.
5. Hinta
- Verkkolaskut ovat toistaiseksi maksuttomia. Ilmoitamme hinnasta ja sen muutoksista sähköpostilla aina vähintään 30 päivää ennen kuin veloitus alkaa tai hinta muuttuu, ja voit lopettaa verkkolaskun käytön ennen sitä.
- Ainio maksaa Maventalle Ainion kautta lähetetyt laskut. Jos yrityksesi lähettää Maventa-tilillä laskuja Ainion ulkopuolella, esimerkiksi Maventan omassa palvelussa, yrityksesi vastaa niistä syntyvistä maksuista myös silloin, kun Maventa laskuttaa ne Ainiolta.
6. Yrityksesi vastuu laskuista
- Yrityksesi vastaa laskun sisällöstä, oikeellisuudesta ja lainmukaisuudesta, esimerkiksi tilinumerosta, viitteestä ja laskun saajan osoitteesta. Tarkista lasku ennen kuin hyväksyt sen.
- Perusteettomia tai harhaanjohtavia laskuja ei saa lähettää. Jos Maventa tai joku muu esittää Ainiolle vaatimuksen, joka johtuu yrityksesi laskun sisällöstä tai näiden ehtojen vastaisesta käytöstä, yrityksesi korvaa Ainiolle siitä aiheutuvat vahingot ja kohtuulliset kulut.
7. Toimitus ja säilytys
- Emme takaa laskun perillemenoa emmekä toimitusaikaa. Maventa tai laskun saajan operaattori voi hylätä laskun, ja välityksessä voi olla katkoja. Laskulla näkyy toimituksen tila. Jos toimitus epäonnistuu, lähetä lasku muulla tavalla, esimerkiksi PDF:nä.
- Ainio ja Maventa eivät säilytä laskuja kirjanpitoa varten. Säilytä kirjanpitosi aineisto itse.
- Maventa voi sulkea tilin ja poistaa sen tiedot omien ehtojensa mukaan, esimerkiksi kun tiliä ei ole käytetty 12 kuukauteen.
8. Keskeytys, katkaisu ja päättyminen
- Maventa voi estää lähetykset tai sulkea tilin omien ehtojensa mukaan. Ainio voi keskeyttää yrityksesi verkkolaskut heti, jos Maventa sitä edellyttää, jos on perusteltu syy epäillä väärinkäyttöä tai jos tilauksen maksu on myöhässä. Käyttöehtojen kohdan 8 mahdollisuus korjata tilanne ennen keskeytystä ei koske tätä keskeytystä. Kerromme keskeytyksen syyn. Kun keskeytys johtuu maksun myöhästymisestä, jo lähetettyjen laskujen tilaa seurataan silti. Muussa keskeytyksessä tila voi jäädä seuraamatta, ja sen näkee Maventasta.
- Voit katkaista verkkolaskun Asetuksissa milloin tahansa, paitsi silloin, kun lasku on juuri lähdössä tai sen lähetys on vielä varmistamatta (enintään vuorokauden). Katkaisu poistaa Ainion tallentaman Maventa-tunnuksen ja lopettaa tietojen lähettämisen Maventalle. Maventa-tili ja sinne jo lähetetyt laskut jäävät Maventaan yrityksesi ja Maventan välisen sopimuksen perusteella, eikä käsittelysopimuksen kohdan 12 mukainen poisto koske niitä.
- Jos Ainio avasi tilin, se jää Maventaan Ainion kumppanitiliksi, kunnes se suljetaan. Jos haluat sen suljettavaksi, kerro siitä osoitteeseen tietosuoja@ainio.fi, niin pyydämme Maventaa sulkemaan sen. Samoin välitämme Maventalle pyynnön siirtää tili toiselle kumppanille tai Maventan suoraksi asiakkaaksi.
- Jos Ainion sopimus Maventan kanssa päättyy, verkkolaskujen lähetys Ainion kautta päättyy samalla. Ilmoitamme siitä niin pian kuin voimme.
9. Vastuu
- Tämä kohta ei koske tietosuojaa. Ainion vastuu henkilötietojen käsittelystä, myös Maventan alikäsittelijänä tekemistä virheistä, määräytyy käsittelysopimuksen kohdan 15 ja käyttöehtojen kohdan 6 mukaan.
- Ainio ei vastaa Maventan tai muiden operaattorien välityksestä, viiveistä, hylkäyksistä tai katkoista eikä niiden seurauksista, kuten maksujen viivästymisestä. Jos Ainio saa Maventalta korvausta yrityksesi laskuja koskevasta virheestä, hyvitämme sen yrityksellesi.
- Muuten Ainion vastuu verkkolaskusta on enintään se, minkä yrityksesi on maksanut verkkolaskuista kolmen edellisen kuukauden aikana, kuitenkin vähintään 100 €. Käyttöehtojen kohdan 6 poikkeukset (tahallisuus, törkeä huolimattomuus ja pakottava laki) koskevat myös tätä kohtaa.
- Ilmoita virheestä tai vaatimuksesta kirjallisesti osoitteeseen tietosuoja@ainio.fi viipymättä ja viimeistään 60 päivän kuluessa siitä, kun havaitsit asian tai sinun olisi pitänyt havaita se. Myöhemmin ilmoitettu vaatimus tämän kohdan perusteella raukeaa. Määräaika ei koske tietosuojaan perustuvia vaatimuksia eikä tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutettua vahinkoa.
10. Muutokset
- Ilmoitamme näiden lisäehtojen muutoksista työtilan omistajalle sähköpostilla vähintään 30 päivää ennen kuin ne tulevat voimaan. Jos muutos johtuu Maventan ehdoista tai laista, ilmoitamme siitä heti, kun saamme tiedon, vaikka voimaantuloon olisi vähemmän aikaa. Asiakkaalta perittävästä hinnasta ilmoitamme kuitenkin aina kohdan 5 mukaisesti vähintään 30 päivää etukäteen. Jos et hyväksy muutosta, voit lopettaa verkkolaskun käytön.