Käsittelysopimus (DPA)

Tämä käsittelysopimus koskee henkilötietoja, joita Ainio käsittelee asiakasyrityksen puolesta, kun yritys käyttää Ainiota. Sopimus on osa Ainion käyttöehtoja, ja se sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ((EU) 2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus) 28 artiklan 3 kohdan edellyttämät ehdot. Sanoilla kuten henkilötieto, käsittely, rekisterinpitäjä, käsittelijä ja henkilötietojen tietoturvaloukkaus on sama merkitys kuin tietosuoja-asetuksen 4 artiklassa.

Mitä muuttui versiossa 1.6 (2.11.2026):

• Verkkolasku Maventan kautta on kirjattu tähän sopimukseen. Maventa Oy on palvelukohtainen alikäsittelijä, jota käytetään vain verkkolaskun käyttöön ottaneissa työtiloissa. Lupa siihen annetaan hyväksymällä verkkolaskun lisäehdot, joten 30 päivän ennakkoilmoitusta ei lähetetä muille (kohta 7). Verkkolaskussa noudatetaan lisäehtoja, jos ne poikkeavat tästä sopimuksesta (kohdat 1 ja 4), ja Maventaan lähetetyt laskut jäävät Maventaan (kohta 12). Liitteeseen 1 on lisätty verkkolaskun tiedot ja käsittelypaikat. Lisäehdot on hyväksytty jokaisen Maventa-tilin avaamisen tai yhdistämisen yhteydessä 22.10.2026 alkaen (tuotannossa verkkolasku avattiin 29.10.2026), joten uutta käsittelyä ei tule.
• Kohtaan 1 korjattu, että asiakkaan puolesta käyttöehdot ja tämän sopimuksen hyväksyy työtilan omistaja tai ylläpitäjä, kuten palvelu tallentaa hyväksynnän.
• Kohtaan 5 lisätty ylläpitosivulla näkyvät tiedot, jotka puuttuivat luettelosta: yrityksen nimi ja Y-tunnus, Y-tunnuksen tarkistus, kokeilun ja tilauksen tila ja maksutapa, verkkolaskun pyyntö ennen ensimmäistä maksua ja lähetettyjen verkkolaskujen kuukausimäärä. Calendly on poistettu tuen käynnin luettelosta, koska sitä ei voi yhdistää. Uutta käsittelyä ei tule.
• Kohtaan 7 ja liitteeseen 1 lisätty, että rakennustiedot haetaan Sykeltä vain, kun työtila on itse valinnut sen Asetuksissa (13.10.2026 alkaen), ja asiakkaan omien palvelujen esimerkeiksi on vaihdettu käytössä olevat palvelut.

Mitä muuttui versiossa 1.5 (20.10.2026):

• Kun kuluttaja-asiakas hyväksyy lisätyöt Ainion hyväksyntäsivulla, ne ovat oma sopimuksensa, jonka hän voi peruuttaa. Ainio kirjoittaa niistäkin kuluttajansuojalain edellyttämän tilausvahvistuksen ja peruutuksen kuittauksen samalla tavalla kuin tarjouksesta. Jos asiakas on itse ottanut niiden automaattisen lähetyksen käyttöön, valinta koskee myös lisätöiden viestejä (kohta 4, liite 2). Muuten viestit odottavat asiakkaan hyväksyntää.
• Kohtaan 9 lisätty, ettei työtä voi poistaa myöskään silloin, kun kuluttaja-asiakkaan hyväksymien lisätöiden peruuttamisaika on auki. Lisätöiden hyväksyntälinkin tiedot säilyvät siihen asti kuten tarjouksen; uutta käsittelyä ei tule, koska liitteen 1 tiedot (vahvistusta varten annettu sähköposti sekä peruutuksen nimi ja aika) ovat samat.

Mitä muuttui versiossa 1.4 (18.10.2026):

• Kohtaan 9 lisätty, että työtä, jonka kuluttaja-asiakas on hyväksynyt Ainion hyväksyntäsivulla, ei voi poistaa palvelun omilla työkaluilla ennen kuin hänen peruuttamisaikansa on päättynyt. Kuluttajansuojalain mukaan sopimuksen peruuttamistoiminnon (tarjouksen sivun Peruuta sopimus tästä -painike) on oltava kuluttajan saatavilla koko peruuttamisajan, ja työn poisto poistaisi sen. Työn ja sen hyväksyntälinkin tiedot säilyvät siihen asti; muuten säilytys on ennallaan, eikä uutta käsittelyä tule.

Mitä muuttui versiossa 1.3 (17.10.2026):

• Kun kuluttaja hyväksyy tarjouksen tai peruuttaa sopimuksen Ainion hyväksyntäsivulla, Ainio kirjoittaa hänelle kuluttajansuojalain edellyttämän tilausvahvistuksen tai peruutuksen kuittauksen. Asiakas voi itse ottaa käyttöön niiden automaattisen lähetyksen omasta yhdistetystä sähköpostistaan; valinta on asiakkaan ohje, ja se on oletuksena pois päältä (kohta 4, liitteet 1 ja 2). Muuten viestit odottavat asiakkaan hyväksyntää kuten ennen.
• Liitteen 1 henkilötietojen tyyppeihin lisätty kuluttajan hyväksyntäsivulla tilausvahvistusta varten antama sähköposti sekä sopimuksen peruutuksen nimi ja aika. Ne säilytetään hyväksyntälinkin kanssa (tietosuojaselosteen kohta ”Tietojen säilytys”).

Mitä muuttui versiossa 1.2 (8.10.2026):

• Erillisiin rekisterinpitäjiin lisätty Suomen ympäristökeskus (Syke): rakennus- ja kiinteistöalan työtiloissa asiakkaan viestissä mainittu katuosoite lähetetään Syken Ryhti-rajapintaan rakennuksen julkisten tietojen hakemiseksi (kohta 7 ja liite 1). Haku on ollut käytössä 5.10.2026 alkaen.
• Liitteen 1 henkilötietojen tyyppeihin lisätty keikan valokuvat ja asiakkaan kuittaus keikalla, jotka ovat olleet käytössä 5.10.2026 alkaen. Niiden säilytysaika on kerrottu tietosuojaselosteen kohdassa ”Tietojen säilytys”.
• Versiohistoriaan kirjattu 6.10.2026 tehty muutos: yöllisen varmuuskopion muodostus siirrettiin GitHubista Ainion omalle palvelimelle UpCloudissa Helsingissä (liitteet 1 ja 2), ja GitHub poistettiin alikäsittelijöistä. Alikäsittelijäsivu (liite 3) päivitettiin samana päivänä. Muutos tehtiin tähän sopimukseen 7.10.2026 nostamatta versiota.

Mitä muuttui versiossa 1.1 (5.10.2026):

• Ainion postiosoite lisätty (kohdat 1 ja 18).
• Palvelun kehittämisen tilastot lueteltu tyhjentävästi (kohta 2).
• Kerrottu, milloin Ainion ylläpito voi luoda kirjautumislinkin tai poistaa kaksivaiheisen tunnistuksen (kohta 5).
• Google Maps Platform kuvattu erillisenä rekisterinpitäjänä (kohta 7).
• Siirtoperusteet ja niiden arviointi, alikäsittelijäsopimusten toimittaminen ja EU:n ulkopuolisten viranomaisten pyynnöt täsmennetty (kohdat 8, 13 ja 14).
• Kerrottu, että ilmoitus tehdään kaikista tietoturvaloukkauksista, ei vain tietovuodoista (kohta 10).
• Maksuttoman kokeilun jälkeinen noutoaika pidennetty 14 päivästä 30 päivään (kohta 12).
• Liitteitä täydennetty: käsiteltävät tiedot, käsittelypaikat, varmuuskopion muodostus GitHubissa ja WhatsApp-numeron PIN-koodin poikkeus. Alikäsittelijäsivu (liite 3) päivitetty samana päivänä.

1. Osapuolet ja voimaantulo

• Rekisterinpitäjä on yritys tai muu organisaatio, joka käyttää Ainiota ja jonka puolesta työtilan omistaja tai ylläpitäjä on hyväksynyt käyttöehdot ja tämän sopimuksen (jäljempänä asiakas).
• Käsittelijä on Ainio Oy (Y-tunnus 3658421-2, kotipaikka Espoo, postiosoite Haukilahdenkatu 1 A 157, 02200 Espoo, sähköposti tietosuoja@ainio.fi, merkitty Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteriin, jäljempänä Ainio).
• Sopimus tulee voimaan, kun asiakas hyväksyy käyttöehdot tai alkaa käyttää Ainiota, ja se on voimassa niin kauan kuin Ainio käsittelee henkilötietoja asiakkaan puolesta (kohta 12). Sähköisesti hyväksytty sopimus on kirjallinen sopimus.
• Jos tämä sopimus ja käyttöehdot ovat ristiriidassa henkilötietojen käsittelyssä, noudatetaan tätä sopimusta. Verkkolaskussa noudatetaan kuitenkin verkkolaskun lisäehtoja, jos asiakas on hyväksynyt ne ja ne poikkeavat tästä sopimuksesta (kohdat 4, 7 ja 12).

2. Mitä käsitellään

Käsittelyn kohde, kesto, luonne ja tarkoitus, henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät on kuvattu liitteessä 1.

Ainio on rekisterinpitäjä omille tiedoilleen, kuten asiakasyritysten käyttäjätileille, laskutukselle, käyttöoikeuspyynnöille ja palvelun tietoturvan lokeille. Lisäksi Ainio laskee asiakkaan tiedoista seuraavat palvelun kehittämisen tilastot, joihin asiakas antaa tällä sopimuksella luvan: lähetettiinkö tekoälyn luonnos sellaisenaan, pienin muutoksin vai muokattuna; lähetettyjen vastausten määrät ja vastausajat; saapuneiden tukkujen ja muiden yritysten laskujen kuukausittainen määrä ja tukun nimi, jotka päätellään lähettäjän verkkotunnuksesta ja viestin otsikosta; sekä palvelujen yhdistämisyritykset ja niiden virheet. Tilastoihin ei tallenneta viestien tekstiä, lähettäjien osoitteita eikä asiakkaan asiakkaiden tietoja. Niistä kerrotaan tietosuojaselosteessa, eikä tätä sopimusta sovelleta niihin.

3. Asiakkaan vastuut

• Asiakas vastaa siitä, että sillä on lainmukainen peruste käsitellä henkilötietoja Ainiossa ja että se on antanut rekisteröidyille tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot.
• Asiakas vastaa siitä, että sillä on oikeus yhdistää Ainioon käyttämänsä palvelut (esimerkiksi sähköposti, kalenteri, asiakkuudenhallinta ja taloushallinto).
• Ainio ei ole suunniteltu erityisiin henkilötietoryhmiin (esimerkiksi terveystietoihin) tai rikostuomioita koskeviin tietoihin. Asiakas ei tallenna niitä Ainioon tarpeettomasti. Jos niitä on asiakkaiden itse lähettämissä viesteissä, Ainio käsittelee niitä samoin suojatoimin kuin muitakin viestejä.
• Asiakas hallitsee työtilansa käyttäjiä ja heidän oikeuksiaan, huolehtii tunnusten suojaamisesta ja tarkistaa jokaisen Ainion valmisteleman viestin ennen sen hyväksymistä.

4. Käsittely vain asiakkaan ohjeiden mukaan

• Ainio käsittelee henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeita ovat käyttöehdot, tämä sopimus, verkkolaskun käyttöön ottaneella asiakkaalla verkkolaskun lisäehdot, asiakkaan Ainiossa tekemät valinnat (esimerkiksi yhdistetyt palvelut, asetukset ja hyväksytyt viestit) ja muut ohjeet, joista osapuolet sopivat kirjallisesti. Kun asiakas ottaa käyttöön kuluttaja-asiakkaan tilausvahvistuksen ja peruutuksen kuittauksen automaattisen lähetyksen, valinta on asiakkaan ohje lähettää nämä viestit sen omasta yhdistetystä sähköpostista ilman erillistä hyväksyntää. Valinta on oletuksena pois päältä.
• Ohjeet koskevat myös henkilötietojen siirtoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle (kohta 8).
• Jos EU:n tai Suomen laki velvoittaa Ainion käsittelemään tietoja muuten, Ainio ilmoittaa asiakkaalle tästä vaatimuksesta ennen käsittelyä, paitsi jos laki kieltää ilmoittamisen tärkeän yleisen edun vuoksi.
• Ainio ilmoittaa asiakkaalle viipymättä, jos se katsoo, että ohje rikkoo tietosuoja-asetusta tai muuta EU:n tai Suomen tietosuojalainsäädäntöä.
• Ainio ei käytä asiakkaan henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa, lukuun ottamatta kohdassa 2 mainittuja tilastoja, joissa ei ole viestien sisältöä eikä asiakkaiden tietoja. Se ei myy niitä, ei käytä niitä markkinointiin eikä minkään tekoälymallin kouluttamiseen, eikä yhdistä niitä muiden asiakkaiden tietoihin.

5. Luottamuksellisuus

• Ainio varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan luottamuksellisuutta tai heitä koskee lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Pääsy annetaan vain niille, jotka tarvitsevat sitä tehtävässään.
• Ainion tuki voi avata asiakkaan työtilan vain, jos työtilan omistaja tai ylläpitäjä on antanut siihen luvan Ainion asetuksissa. Lupa on voimassa 7 päivää, sen voi perua milloin tahansa, ja jokainen tuen käynti kirjataan. Tuen käynnin aikana ei voi lähettää viestejä, tehdä maksuja, ladata tai poistaa työtilaa eikä muuttaa tiimiä. Tuelta ovat piilossa viestien ja luonnosten sisältö, kalenterimerkintöjen ja tiedostojen nimet sekä asiakkaan asiakkaiden nimet, yhteystiedot ja osoitteet keikoilla, tarjouksissa, laskuissa, sopimuksissa, kohteissa ja allekirjoituspyynnöissä, ellei asiakkaan käyttäjä näytä yksittäistä keskustelua tuelle.
• Ilman tuen lupaa Ainion ylläpito näkee ylläpitosivulla vain työtilan tilin tiedot palvelun ylläpitoa, laskutusta ja tukea varten: työtilan nimen, yrityksen nimen ja Y-tunnuksen, toimialan, yhteystiedot ja paketin, käyttäjien nimet, sähköpostiosoitteet, viimeisimmän käyttöajan ja kaksivaiheisen tunnistuksen tilan, yhdistetyt palvelut ja niiden katkokset, käyttömäärät ja käyttöönoton etenemisen, kokeilun ja tilauksen tilan ja maksutavan (verkkolaskulla maksavalta myös verkkolaskuosoitteen ja Ainion sille lähettämät laskut), Y-tunnuksen tarkistuksen (kuka ylläpidosta tarkisti, milloin ja miten, esimerkiksi kenelle soitettiin) ja tarkistuspyynnön, pilotin pyynnön avata verkkolasku ennen ensimmäistä maksua sekä lähetettyjen verkkolaskujen kuukausimäärän. Tarkistustavan kuvaus kirjataan myös ylläpidon toimenpidelokiin, jota säilytetään vuoden. Viestit, asiakkaan asiakkaiden tiedot, tarjoukset ja asiakkaan omat laskut eivät näy ylläpitosivulla.
• Jos käyttäjä ei pääse kirjautumaan, Ainion ylläpito voi hänen pyynnöstään luoda kertakäyttöisen kirjautumislinkin tai poistaa hänen kaksivaiheisen tunnistuksensa. Tähän ei tarvita työtilan lupaa. Linkki näkyy ylläpidolle ja avaa käyttäjän tilin, joten ylläpito tarkistaa ensin pyytäjän henkilöllisyyden, toimittaa linkin vain käyttäjälle itselleen eikä käytä sitä itse. Molemmat toimet kirjataan ylläpidon lokiin.
• Muuten Ainion henkilöstö käsittelee asiakkaan tietoja vain, jos tietoturva tai laki sitä vaatii.

6. Tietoturva

Ainio toteuttaa tietosuoja-asetuksen 32 artiklan edellyttämät tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Ne on kuvattu liitteessä 2 ja tarkemmin tietoturvasivulla. Ainio voi kehittää toimenpiteitä, kunhan suojan taso ei heikkene.

7. Alikäsittelijät

• Asiakas antaa Ainiolle yleisen ennakkoluvan käyttää alikäsittelijöitä. Käytössä olevat alikäsittelijät, niiden tehtävät, sijainnit ja siirtoperusteet on lueteltu alikäsittelijäsivulla, joka on tämän sopimuksen liite 3.
• Ainio ilmoittaa työtilan omistajalle sähköpostitse uudesta tai vaihtuvasta alikäsittelijästä vähintään 30 päivää ennen käyttöönottoa ja kirjaa muutoksen sivun muutoshistoriaan.
• Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojaan liittyvästä syystä 30 päivän kuluessa ilmoituksesta. Osapuolet etsivät ensin ratkaisua. Jos sitä ei löydy, asiakas voi päättää tilauksen ennen muutoksen voimaantuloa, ja Ainio palauttaa ennakkoon maksetun käyttämättömän ajan osuuden.
• Ainio sopii kunkin alikäsittelijän kanssa kirjallisesti samoista tietosuojavelvoitteista kuin tässä sopimuksessa, erityisesti riittävistä tietoturvatoimista. Ainio vastaa asiakkaalle alikäsittelijöidensä velvoitteiden täyttämisestä.
• Palvelukohtainen alikäsittelijä. Jos alikäsittelijää käytetään vain palvelussa, jonka asiakas ottaa erikseen käyttöön, asiakas antaa sille erityisen ennakkoluvan ottaessaan palvelun käyttöön (tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 2 kohta), eikä edellä kerrottua 30 päivän ilmoitusta lähetetä asiakkaille, jotka eivät käytä palvelua. Tällainen on verkkolaskun välittäjä Maventa Oy (Visma-konserni). Työtilan omistaja tai ylläpitäjä antaa luvan hyväksymällä verkkolaskun lisäehdot, kun hän avaa tai yhdistää Maventa-tilin, ja Maventa käsittelee vain niiden työtilojen tietoja, jotka ottavat verkkolaskun käyttöön. Maventan omista alikäsittelijöistä ja niiden muutoksista kerrotaan lisäehtojen kohdassa 3. Maventa käyttää laskujen tietoja myös omiin tarkoituksiinsa omana rekisterinpitäjänään. Asiakas antaa siihen ohjeen hyväksymällä lisäehdot (lisäehtojen kohta 4), eivätkä kohdan 4 rajoitukset eikä tämän kohdan vaatimus samoista velvoitteista koske Maventan omaa käyttöä. Ainiota itseään ne koskevat edelleen.
• Asiakkaan omat palvelut. Kun asiakas yhdistää Ainioon oman palvelunsa (esimerkiksi Gmailin, Outlookin, WhatsAppin tai Netvisorin), Ainio hakee ja lähettää tietoja asiakkaan tilillä asiakkaan ohjeen mukaisesti. Palvelun tarjoaja käsittelee tietoja asiakkaan ja tarjoajan välisen sopimuksen perusteella, eikä se ole Ainion alikäsittelijä. Nämä palvelut on lueteltu alikäsittelijäsivulla erikseen.
• Erilliset rekisterinpitäjät. Matkojen laskennassa Ainio lähettää osoitteet Google Maps Platformiin, joka käsittelee ne omana rekisterinpitäjänään eikä ole Ainion alikäsittelijä. Rakennus- ja kiinteistöalan työtiloissa, jotka ovat itse valinneet rakennustietojen haun Asetuksissa (oletuksena pois), Ainio lähettää asiakkaan viestissä mainitun katuosoitteen Suomen ympäristökeskuksen (Syke) Ryhti-rajapintaan rakennuksen julkisten tietojen hakemiseksi vastausluonnoksen taustaksi. Syke käsittelee hakutiedot omana rekisterinpitäjänään eikä ole Ainion alikäsittelijä. Lähetettävät tiedot on kerrottu alikäsittelijäsivulla erikseen.

8. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

• Ainio siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain, jos siirto on kerrottu alikäsittelijäsivulla ja sille on tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen peruste: Euroopan komission päätös tietosuojan riittävästä tasosta (45 artikla), kuten EU–Yhdysvallat-tietosuojakehys tai Ison-Britannian riittävyyspäätös, tai 46 artiklan mukaiset suojatoimet, kuten komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet, tarvittaessa lisäsuojatoimin.
• Kunkin alikäsittelijän sijainti ja siirtoperuste näkyvät alikäsittelijäsivulla. Jos siirto perustuu vakiosopimuslausekkeisiin, Ainio arvioi kohdemaan lainsäädännön vaikutuksen ja tarvittavat lisäsuojatoimet ja kirjaa arvion. Asiakas saa pyynnöstä kopion vakiosopimuslausekkeista ja arvion yhteenvedon osoitteesta tietosuoja@ainio.fi.

9. Rekisteröityjen oikeudet

• Ainio auttaa asiakasta vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin (tietosuoja-asetuksen III luku) ensisijaisesti palvelun omilla työkaluilla. Asiakas voi ladata kaikki työtilan tiedot, ja asiakaskortilta yksittäisen asiakkaan työt, tarjoukset, laskut, kohteet ja kommentit (asiakkaan viestit ovat mukana työtilan tiedoissa). Lisäksi asiakas voi korjata ja poistaa tietoja sekä katkaista palveluyhteyden. Silloin sen tunnukset ja palvelusta haetut tiedot poistetaan: viestikanavan käsittelemättömät luonnokset poistetaan ja käsiteltyjen viestien sisältö tyhjennetään, mutta tarjoukset, keikat ja laskut säilyvät. Kaikkea ei voi poistaa palvelun omilla työkaluilla: työtä, jolla on numeroitu tai lähetetty lasku, hyvityslasku tai tallennettu ostokuitti tai liite, ei voi poistaa, koska ne ovat asiakkaan kirjanpitoaineistoa, eikä toistuvaa sopimusta tai sen jaksoja voi poistaa (sopimuksen voi päättää). Työtä, jonka kuluttaja-asiakas on hyväksynyt hyväksyntäsivulla, ei myöskään voi poistaa ennen kuin hänen peruuttamisaikansa on päättynyt, eikä työtä, jonka lisätyöt hän on hyväksynyt siellä, ennen kuin lisätöiden peruuttamisaika on päättynyt (yleensä 14 päivää hyväksymisestä; jos kuluttajalle ei ole annettu peruuttamisohjetta, enintään 12 kuukautta pidempään), koska peruuttamistoiminnon on oltava kuluttajan saatavilla koko peruuttamisajan (kuluttajansuojalaki 6:14 a §). Lähetetyn viestin sisältö anonymisoidaan automaattisesti 90 päivän kuluttua lähetyksestä.
• Jos rekisteröity ottaa yhteyttä suoraan Ainioon asiasta, joka koskee asiakkaan puolesta käsiteltäviä tietoja, Ainio ohjaa pyynnön viipymättä asiakkaalle eikä vastaa siihen itse ilman asiakkaan ohjetta.
• Jos asiakas ei pysty toteuttamaan pyyntöä itse, Ainio auttaa sitä maksutta kohtuullisessa ajassa.

10. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

• Ainio ilmoittaa asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut tietää tietoturvaloukkauksesta, joka koskee asiakkaan puolesta käsiteltäviä henkilötietoja.
• Ilmoitus tehdään kaikista tietoturvaloukkauksista, ei vain tietovuodoista. Loukkaus on myös se, että tietoja tuhoutuu, katoaa tai muuttuu vahingossa tai luvatta. Samoin loukkaus on se, että tiedot eivät ole käytettävissä tietoturvaongelman vuoksi, esimerkiksi haittaohjelman tai virheellisen poiston takia (tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 12 kohta).
• Ilmoitus lähetetään työtilan omistajalle sähköpostitse. Siinä kerrotaan loukkauksen luonne, mahdollisuuksien mukaan rekisteröityjen ryhmät ja arvioitu lukumäärä sekä tietojen ryhmät ja arvioitu määrä, todennäköiset seuraukset, toimet, joihin Ainio on ryhtynyt tai aikoo ryhtyä, sekä yhteyshenkilö. Jos kaikkia tietoja ei saada heti, ne annetaan vaiheittain ilman aiheetonta viivytystä.
• Ainio ryhtyy viipymättä toimiin loukkauksen rajaamiseksi ja haittojen lieventämiseksi ja kirjaa loukkauksen tapahtumineen. Asiakas päättää ilmoituksista tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Ainio antaa sitä varten tarvittavat tiedot, mutta ei ilmoita asiakkaan puolesta ilman asiakkaan ohjetta, ellei laki sitä vaadi.

11. Muu avustaminen

Ainio auttaa asiakasta tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklan velvoitteissa (tietoturva, tietoturvaloukkaukset, vaikutustenarviointi ja ennakkokuuleminen) käsittelyn luonteen ja käytettävissään olevien tietojen perusteella. Ainio antaa pyynnöstä tämän sopimuksen, tietoturvasivun, alikäsittelijäluettelon ja käsittelyn kuvauksen sekä vastaa kohtuullisiin lisäkysymyksiin.

12. Tietojen palautus ja poisto sopimuksen päättyessä

• Asiakas voi ladata työtilan tiedot milloin tahansa (Asetukset → Yleiset → Lataa tiedot). Lataus toimii myös lukitussa työtilassa. Yhteen lataukseen mahtuu tallennettuja tiedostoja (PDF:t, kuitit ja opetustiedostot) enintään 50 Mt. Jos niitä on enemmän, Ainio toimittaa loput pyynnöstä (tietosuoja@ainio.fi) ennen poistoa.
• Kun maksettu tilaus päättyy, tiedot ovat ladattavissa 30 päivää. Kun maksuton kokeilu päättyy, ne ovat ladattavissa 30 päivää. Sen jälkeen Ainio poistaa työtilan ja kaikki sen henkilötiedot pysyvästi ja lähettää poistosta vahvistuksen. Asiakas voi myös poistaa työtilan itse heti.
• Poistetut tiedot poistuvat myös varmuuskopioista viimeistään 30 päivän kuluessa.
• Verkkolaskun käyttöön ottaneen asiakkaan Maventa-tili ja sinne lähetetyt laskut jäävät Maventaan asiakkaan ja Maventan välisen sopimuksen perusteella, eikä tämän kohdan mukainen poisto koske niitä. Ainio välittää asiakkaan pyynnöstä Maventalle pyynnön sulkea tili tai siirtää se (verkkolaskun lisäehdot, kohta 8).
• Jos EU:n tai Suomen laki edellyttää tietyn tiedon säilyttämistä, Ainio säilyttää sen vain lain edellyttämän ajan ja vain lain edellyttämään tarkoitukseen.

13. Tiedot sopimuksen noudattamisesta ja auditointi

• Ainio antaa asiakkaalle pyynnöstä kaikki tiedot, jotka tarvitaan tämän sopimuksen ja tietosuoja-asetuksen 28 artiklan noudattamisen osoittamiseen.
• Jos kirjalliset tiedot eivät riitä, asiakas tai sen valtuuttama, vaitiolovelvollinen ja Ainion kilpailijoista riippumaton tarkastaja voi tehdä auditoinnin. Siitä sovitaan kirjallisesti vähintään 30 päivää etukäteen. Se tehdään enintään kerran kalenterivuodessa, ellei kyse ole tietoturvaloukkauksesta tai valvontaviranomaisen vaatimuksesta, ja Ainion tavanomaisena työaikana. Asiakas vastaa omista ja tarkastajansa kuluistaan.
• Auditointi rajataan tämän sopimuksen mukaiseen käsittelyyn, eikä se saa vaarantaa muiden asiakkaiden tietoja tai Ainion tietoturvaa. Alikäsittelijöiden osalta Ainio toimittaa pyynnöstä niiden omat tarkastusraportit tai muut vastaavat tiedot, jos ne ovat saatavilla, sekä alikäsittelijäsopimusten tietosuojaehdot ja siirtovaikutusten arvioiden yhteenvedot. Liikesalaisuudet ja kaupalliset ehdot voidaan peittää.

14. Viranomaisten pyynnöt

Ainio luovuttaa asiakkaan puolesta käsiteltäviä henkilötietoja viranomaiselle vain, jos EU:n tai Suomen laki sitä velvoittaa. EU:n ulkopuolisen viranomaisen tai tuomioistuimen pyynnöstä Ainio luovuttaa tietoja vain kansainvälisen sopimuksen, kuten oikeusapusopimuksen, perusteella (tietosuoja-asetuksen 48 artikla). Ainio arvioi pyynnön lainmukaisuuden, ohjaa sen mahdollisuuksien mukaan asiakkaalle ja ilmoittaa asiakkaalle pyynnöstä, ellei laki kiellä ilmoittamista.

15. Vastuu

Kumpikin osapuoli vastaa tietosuoja-asetuksen ja tämän sopimuksen mukaisten omien velvoitteidensa täyttämisestä. Vastuu rekisteröidyille määräytyy tietosuoja-asetuksen 82 artiklan mukaan. Muilta osin osapuolten välinen vastuu määräytyy käyttöehtojen mukaan siltä osin kuin pakottava lainsäädäntö sen sallii.

16. Voimassaolo ja muutokset

• Sopimus on voimassa yhtä kauan kuin käyttöehtojen mukainen sopimus. Velvoitteet jatkuvat niin kauan kuin Ainio tai sen alikäsittelijät käsittelevät asiakkaan henkilötietoja.
• Ainio voi muuttaa tätä sopimusta samoin kuin käyttöehtoja, ja olennaisista muutoksista ilmoitetaan työtilan omistajalle etukäteen. Muutos ei saa heikentää asiakkaan tai rekisteröityjen suojaa. Lain muutoksen edellyttämät muutokset voidaan tehdä heti.

17. Sovellettava laki ja riidat

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensin neuvottelemalla ja muuten Ainion kotipaikan käräjäoikeudessa.

18. Yhteystiedot

Sopimusta ja tietosuojaa koskevat asiat: tietosuoja@ainio.fi. Tietoturvaloukkaukset ja haavoittuvuudet: security@ainio.fi. Postiosoite: Ainio Oy, Haukilahdenkatu 1 A 157, 02200 Espoo.

Liite 1. Käsittelyn kuvaus

Kohta	Kuvaus
Kohde ja tarkoitus	Ainio-työalustan tuottaminen asiakkaalle: asiakasviestien vastaanotto ja järjestäminen, vastausluonnosten valmistelu tekoälyllä ihmisen hyväksyttäväksi, hyväksyttyjen viestien lähettäminen (sekä asiakkaan niin valitessa kuluttaja-asiakkaan tilausvahvistuksen ja peruutuksen kuittauksen lähettäminen asiakkaan omasta sähköpostista, kohta 4), tarjousten, keikkojen, laskutuksen ja kalenterin hallinta (sekä asiakkaan niin valitessa hyväksyttyjen laskujen lähettäminen verkkolaskuna Maventan kautta, kohta 7) sekä yhdistettyjen palvelujen tietojen näyttäminen yhdessä näkymässä.
Käsittelyn luonne	Tietojen haku asiakkaan yhdistämistä palveluista (sähköposti ja kalenteri automaattisesti noin 15 minuutin välein, muut palvelut noin tunnin välein; WhatsApp-, tekstiviesti-, Instagram- ja Messenger-viestit tulevat heti; asiakkaan verkkosivujen tarjouspyyntölomakkeen pyynnöt tulevat heti), tallennus, järjestäminen, luokittelu ja luonnostelu tekoälyllä, hyväksytyn viestin lähettäminen, rakennuksen julkisten tietojen haku viestissä mainitusta katuosoitteesta (vain rakennus- ja kiinteistöalan työtilat, jotka ovat itse valinneet sen Asetuksissa, kohta 7), hyväksytyn laskun lähettäminen verkkolaskuna Maventan kautta ja toimituksen seuranta (vain verkkolaskun käyttöön ottaneet asiakkaat, kohta 7), keikan käyntiraportin (PDF) muodostaminen pyynnöstä (Ainio ei lähetä raporttia kenellekään), vienti asiakkaalle ja poisto.
Kesto	Sopimuksen voimassaolo ja sen jälkeinen noutoaika (kohta 12). Yksittäisten tietojen säilytysajat on kerrottu tietosuojaselosteen kohdassa ”Tietojen säilytys”.
Rekisteröityjen ryhmät	Asiakkaan omat asiakkaat ja mahdolliset asiakkaat (yhteydenottajat, tarjouspyyntöjen ja lomakkeiden lähettäjät, soittajat), heidän yhteyshenkilönsä, asiakkaan yhteistyökumppanit ja toimittajat, sopimusten allekirjoittajat, kuljetusten lähettäjät ja vastaanottajat sekä asiakkaan työntekijät ja muut käyttäjät, joiden tietoja on asiakkaan aineistossa (esimerkiksi keikkojen tekijät ja työajat), sekä keikan kuvissa mahdollisesti näkyvät henkilöt.
Henkilötietojen tyypit	Nimi- ja yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, työkohteen osoite); viestien sisältö ja liitteet (sähköposti, WhatsApp, tekstiviesti, Instagram, Messenger, liitetyt viestit); Microsoft Teams -kanavaviestien lähettäjä ja viestin alku; kalenteritapahtumat; tarjous-, keikka-, lasku- ja maksutiedot (myös hyväksyntäsivulla kuluttajan tilausvahvistusta varten antama sähköposti sekä sopimuksen peruutuksen nimi ja aika); asiakkuudenhallinnan, verkkokaupan ja projektien tiedot; keikkojen sisäänpääsytiedot (esimerkiksi ovikoodi); tarjouspyyntölomakkeen kuvat; ostokuitit; keikan valokuvat (ennen työtä, työn aikana ja valmis työ; kuvissa voi näkyä henkilöitä ja kotien sisätiloja); asiakkaan kuittaus keikalla (nimi, vapaaehtoinen huomio, sormella piirretty allekirjoitus kuvana ja aika); työaikojen kirjaukset; tarjousten ja lisätöiden hyväksyjän nimi ja vastausaika; kohde- ja laitetiedot; asiakaskortin muistiinpanot; Google Driven ja OneDriven tiedostojen nimet ja viimeisen muokkaajan nimi; sähköiseen allekirjoitukseen lähetettyjen sopimusten vastaanottajan nimi, sähköposti ja allekirjoituksen tila; verkkolaskuna lähetettävän laskun tiedot (laskun saajan nimi, Y-tunnus, osoite ja verkkolaskuosoite, yhteyshenkilö tai viite, laskurivit, summat ja eräpäivä) ja lähetyksen tila; Google Ads -liidilomakkeen vastaukset; kuljetusten lähettäjän ja vastaanottajan nimi ja osoite.
Erityiset henkilötietoryhmät	Ei tarkoituksellisesti (kohta 3). Asiakkaiden itse lähettämissä viesteissä voi satunnaisesti olla niitä.
Käsittelypaikat	Tietokanta ja tiedostot sijaitsevat Cloudflaren EU-konesaleissa. Niitä ei ole rajattu EU:hun Cloudflaren lainkäyttöaluerajauksella, joten Cloudflare ei takaa sijaintia sopimuksella. Kirjautumistiedot tallennetaan Supabasen EU-alueelle. Supabasen sopimusyhtiö on Singaporessa, ja sen tuki voi olla Yhdysvalloissa. Tekoälypyynnöt käsitellään EU:ssa. Cloudflaren ajoympäristö käsittelee pyynnöt ja taustahaut Cloudflaren konesaleissa, joita ei ole rajattu EU:hun. Yöllinen varmuuskopio muodostetaan ja salataan Ainion omalla palvelimella UpCloudissa Helsingissä, ja salatut varmuuskopiot säilytetään Suomessa. Verkkolaskut välittää Maventa EU:ssa tai ETA:ssa, ja Maventan alikäsittelijä Twilio (SendGrid) käsittelee tietoja Yhdysvalloissa EU:n vakiosopimuslausekkeiden perusteella. Muut palvelut, niiden sijainnit ja siirtoperusteet on lueteltu alikäsittelijäsivulla.

Liite 2. Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

• Salattu yhteys (HTTPS ja HSTS) kaikessa liikenteessä.
• Yhdistettyjen palvelujen tunnukset ja salasanat tallennetaan AES-GCM-salattuina palvelukohtaisilla avaimilla, eikä niitä näytetä selväkielisinä. Ainoa poikkeus on Ainion luoma WhatsApp-numeron PIN-koodi, jonka omistaja tai ylläpitäjä voi avata näkyviin.
• Työtilojen tiedot on erotettu toisistaan: jokainen haku rajataan kirjautuneen käyttäjän työtilaan, ja oikeudet määräytyvät roolin mukaan (omistaja, ylläpitäjä, toimihenkilö ja työntekijä, jota sovellus voi toimialan mukaan kutsua myös asentajaksi).
• Kaksivaiheinen tunnistus käyttäjille (työtilan omistaja voi vaatia sitä kaikilta) ja aina Ainion ylläpitäjille. Kirjautumisyritykset on rajoitettu.
• Mitään ei lähetetä asiakkaan asiakkaille ilman ihmisen hyväksyntää, ja hyväksytty viesti lähtee vain luonnoksen omalle vastaanottajalle. Poikkeus on kuluttaja-asiakkaan tilausvahvistus ja peruutuksen kuittaus, jos asiakas on itse ottanut niiden automaattisen lähetyksen käyttöön (kohta 4): ne lähtevät asiakkaan omasta sähköpostista vain sille kuluttajalle, joka hyväksyi tarjouksen tai lisätyöt tai peruutti sopimuksen, eivätkä kulje Ainion oman sähköpostipalvelun kautta.
• Tuen pääsy vain asiakkaan luvalla, määräajaksi ja kirjattuna. Kirjautumislinkin luonti ja kaksivaiheisen tunnistuksen poisto vain käyttäjän pyynnöstä, henkilöllisyys tarkistettuna ja kirjattuna (kohta 5).
• Säilytysajat toteutetaan automaattisella päivittäisellä siivouksella.
• Yöllinen varmuuskopio muodostetaan Ainion omalla palvelimella UpCloudissa Helsingissä, jossa tiedot ovat ajon aikana hetken salaamattomina. Varmuuskopio salataan ennen siirtoa varmuuskopiopalveluun (enintään 30 päivää), ja tietokannan voi palauttaa minkä tahansa hetken tilaan 30 päivän ajalta.
• Tietokannan varmuuskopion palautettavuus tarkistetaan automaattisesti joka yö ennen salausta. Vanhat varmuuskopiot poistetaan joka yö, ja jos poisto epäonnistuu, yöajo päättyy virheeseen, jotta ylläpito huomaa sen.
• Lokeihin ei kirjoiteta viestien sisältöä. Häiriöistä lähtee ilmoitus ylläpidolle, ja palvelussa on hätäpysäytys.
• Tietoturvaloukkausten käsittelyohje ja haavoittuvuuksien ilmoituskanava (security@ainio.fi, security.txt).
• Muutokset tehdään katselmoitavina muutospyyntöinä, ja tuotantoon julkaistaan vain, kun automaattiset testit menevät läpi.

Liite 3. Alikäsittelijät

Ajantasainen luettelo: ainio.fi/subprocessors.html.